مسك الدفاتر في كاليفورنيا

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على أصحاب العمل في كاليفورنيا التسجيل في حساب ضريبة رواتب أصحاب العمل لدى إدارة تنمية التوظيف (EDD)، والإبلاغ عن الأجور والاستقطاعات، ودفع تأمين البطالة وضريبة التدريب المهني، واستقطاع وتحويل تأمين العجز الحكومي وضريبة الدخل الشخصي عند الاقتضاء، والإبلاغ عن الموظفين الجدد، وفي حالات محددة، عن المتعاقدين المستقلين. المصدر: إدارة تنمية التوظيف (EDD)، هل أنا ملزم بالتسجيل كصاحب عمل؟ https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/Am_I_Required_to_Register_as_an_Employer/

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية كاليفورنيا ضريبة مبيعات وضريبة استخدام، تُديرها إدارة الضرائب والمالية في كاليفورنيا (CDTFA)، وضريبة دخل شخصي وضريبة امتياز للشركات وضريبة دخل الشركات، تُديرها هيئة الضرائب في كاليفورنيا (FTB)، وضرائب رواتب أصحاب العمل التي تُديرها إدارة التنمية الاقتصادية (EDD)، وهي: تأمين البطالة، وضريبة التدريب المهني، وتأمين العجز الحكومي، وضريبة الدخل الشخصي المقتطعة. تُضاف معدلات محلية إلى ضرائب المبيعات والاستخدام على مستوى المقاطعات، لذا يجب أن تتضمن سجلات المبيعات مكان البيع أو التسليم.

تفرض ولاية كاليفورنيا أيضاً ضرائب ورسوماً على قطاعات محددة، تُدار من قبل إدارة الضرائب والشؤون المالية في كاليفورنيا (CDTFA) ووكالات أخرى، بما في ذلك ضرائب القنب، وضرائب الوقود، وضرائب الكحول والتبغ، ورسوم برامج النفايات الخطرة وغيرها. وتخضع لهذه الضرائب فقط الشركات المشاركة في هذه البرامج.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على أصحاب العمل في كاليفورنيا إبلاغ سجل الموظفين الجدد خلال 20 يومًا من تاريخ بدء العمل، وهو أول يوم تم فيه تقديم الخدمات مقابل أجر. كما يجب الإبلاغ عن إعادة التوظيف بعد انقطاع عن العمل لمدة 60 يومًا متتالية على الأقل خلال 20 يومًا. يقدم أصحاب العمل الذين يقدمون تقاريرهم إلكترونيًا عبر الخدمات الإلكترونية للأعمال تقريرين شهريين بفارق لا يقل عن 12 يومًا ولا يزيد عن 16 يومًا. تشمل معلومات صاحب العمل المطلوبة رقم حساب ضريبة الرواتب الخاص بصاحب العمل (المكون من ثمانية أرقام) الصادر عن إدارة التنمية الاقتصادية، ورقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي، واسم الشركة وعنوانها، ومعلومات الاتصال. أما معلومات الموظف المطلوبة فتشمل الاسم، ورقم الضمان الاجتماعي، وعنوان المنزل، وتاريخ بدء العمل. المصدر: إدارة التنمية الاقتصادية، سجل الموظفين الجدد في كاليفورنيا. https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting

يتعين على أصحاب العمل في كاليفورنيا أيضًا الإبلاغ عن المتعاقدين المستقلين في حالات محددة خلال 20 يومًا تقويميًا، باستخدام نموذج الإبلاغ عن المتعاقد المستقل، النموذج DE 542، حيث يُطلب من الشركة تقديم النموذج الفيدرالي 1099-NEC أو 1099-MISC للخدمات، أو إذا كانت المدفوعات أو العقود بقيمة 600 دولار أو أكثر، وكان المتعاقد فردًا أو صاحب عمل فردي أو شركة ذات مسؤولية محدودة ذات عضو واحد. المصدر: إدارة التنمية الاقتصادية، موارد أصحاب العمل الجدد. https://edd.ca.gov/en/Payroll_Taxes/Helpful_Resources_New_Employer

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات؟

بالنسبة لدافعي الضرائب الذين يقدمون تقارير موحدة بموجب لائحة حفظ السجلات الصادرة عن مجلس الضرائب في كاليفورنيا، يجب الاحتفاظ بسجلات سنة معينة لأطول مدة بين المدة التي تخضع فيها ضريبة الامتياز أو ضريبة الدخل للتعديل، على ألا تتجاوز ثماني سنوات من تاريخ استحقاق الإقرار الضريبي أو تاريخ استحقاقه المُمدد، أو المدة التي يكون فيها الاعتراض أو الاستئناف أو دعوى استرداد الضريبة قيد النظر. ولا يُلزم دافع الضرائب بالاحتفاظ بالسجلات لأكثر من ثماني سنوات في المسائل غير المتنازع عليها. المصدر: مجلس الضرائب في كاليفورنيا، دليل ووترز إيدج، الفصل 19، في https://www.ftb.ca.gov/tax-pros/procedures/waters-edge-manual/chapter-19.pdf تم ذكر قاعدة الثماني سنوات هنا فقط في سياق الإبلاغ المجمع، وليس كقاعدة عامة لجميع الشركات في كاليفورنيا.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

يُعدّ القنب التجاري المثال الأوضح في كاليفورنيا، حيث ينصّ قسم الاحتفاظ بالسجلات على ضرورة الاحتفاظ بها لمدة سبع سنوات، بالإضافة إلى سجلات تتبع المخزون وسجلات ضرائب القنب الصادرة عن إدارة الضرائب والشؤون المالية في كاليفورنيا. وتخضع الشركات المرخصة فقط في مجال القنب لهذه الواجبات.

يتحمل أصحاب العمل في قطاع الإنشاءات بولاية كاليفورنيا مسؤولية اعتماد كشوف رواتب مشاريع الأشغال العامة، ويتعين عليهم الاحتفاظ بسجلات الرواتب الخاصة بهذه المشاريع وتقديمها بموجب قانون الأجور السائدة. وينطبق هذا الالتزام على مقاولي ومقاولي الباطن في مشاريع الأشغال العامة، وليس على جميع أعمال البناء.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يبيع تاجر تجزئة في كاليفورنيا سلعة لإعادة بيعها. ويحصل على شهادة إعادة بيع من المشتري، ويحفظ الشهادة مع فاتورة البيع، ويحتفظ بسجل المبيعات وأشرطة التسجيل وفواتير الشراء معًا لمدة أربع سنوات، وهي فترة تسجيل ضريبة المبيعات الموضحة في قسم الاحتفاظ، حتى يتمكن المدقق من تتبع عملية البيع المعفاة.

قام مقهى في سان دييغو بتوظيف باريستا، كما تعاقد مع مقاول صيانة مستقل بقيمة 800 دولار أمريكي لأعمال صيانة سنوية، حيث يُشترط تقديم نموذج 1099. وقد أبلغ المقهى سجل الموظفين الجدد عن الباريستا خلال 20 يومًا من تاريخ بدء عمله، كما أبلغ عن المقاول في النموذج DE 542 خلال 20 يومًا وفقًا لقاعدة إدارة التنمية الاقتصادية (EDD) في قسم الرواتب.

ضرائب المبيعات المحلية وتقارير التوظيف

قد يتلقى تاجر تجزئة في كاليفورنيا إيداعًا صافيًا واحدًا عبر البطاقة يغطي العديد من المبيعات الخاضعة للضريبة، والمبالغ المستردة، ورسوم المعالجة. ينبغي أن تحتفظ السجلات بإجمالي المعاملات ومعلومات الولاية القضائية بدلًا من اعتبار الإيداع البنكي بمثابة مبيعات. تتطلب مطابقة كشوف المرتبات ملفًا منفصلًا يربط تقارير الأجور والمدفوعات والتزامات الرواتب.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في كاليفورنيا تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في كاليفورنيا

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.