مسك الدفاتر في أركنساس

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يجب على دافعي الضرائب في أركنساس الاحتفاظ بسجلات كافية لتمكين إدارة المالية والإدارة في أركنساس (DFA) من تحديد الضرائب المستحقة بموجب الضرائب التي تديرها، بما في ذلك ضريبة المبيعات والاستخدام، وضريبة الدخل، والضرائب المقتطعة. وتُعدّ إدارة المالية والإدارة الجهة الرسمية المسؤولة عن حفظ السجلات والملفات التي يُلزم قانون الضرائب في الولاية بتقديمها إليها، وذلك بموجب المادة 6-18-303 من قانون الضرائب في أركنساس، كما هو موضح في صفحة بيانات تحصيل الضرائب الخاصة بإدارة المالية والإدارة. https://www.dfa.arkansas.gov/office/taxes/excise-tax-administration/sales-use-tax/tax-collection-data/

احتفظ بسجلات المبيعات، وفواتير الشراء، وشهادات الإعفاء، والسجلات المصرفية، وسجلات الرواتب مرتبطة بكل فترة إقرار ضريبي. لم يُعثر في المصادر التي تم فحصها على نموذج منفصل لدفتر الأستاذ العام لجميع الشركات في ولاية أركنساس.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية أركنساس ضريبة مبيعات حكومية، تُسمى ضريبة إجمالي الإيرادات في قوانينها، بالإضافة إلى ضريبة استخدام تعويضية، وضريبة دخل فردية حكومية، وضريبة دخل الشركات، وضريبة دخل أركنساس التي يستقطعها صاحب العمل. وتتولى إدارة الشؤون المالية (DFA) إدارة هذه الضرائب. ويجب على محاسبة المبيعات فصل المبيعات الخاضعة للضريبة عن المبيعات المعفاة منها، وتتبع المشتريات من خارج الولاية لأغراض ضريبة الاستخدام.

كما تفرض ولاية أركنساس ضرائب استهلاكية تؤثر فقط على الشركات المتضررة، بما في ذلك ضرائب الوقود والكحول والتبغ وضرائب الإنتاج، بالإضافة إلى ضريبة المشروبات المختلطة على شركات الضيافة التي تقدم المشروبات الكحولية.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

تتولى إدارة خدمات القوى العاملة في ولاية أركنساس إدارة التأمين ضد البطالة. ويتعين على أصحاب العمل التسجيل وتقديم تقارير الأجور ربع السنوية ودفع اشتراكات التأمين ضد البطالة.

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

يتعين على الشركات في أركنساس الخاضعة لضريبة الاستخراج، بما في ذلك الأخشاب والموارد الطبيعية الأخرى، الاحتفاظ بسجلات الإنتاج والكميات. كما يتعين على تجار التجزئة للمشروبات الكحولية وحاملي تراخيص المشروبات المختلطة الاحتفاظ بسجلات الشراء والبيع التي تدعم إقرارات ضريبة الإنتاج وضريبة المشروبات المختلطة. ويتعين على شركات بيع الوقود الاحتفاظ بسجلات الكميات المستهلكة.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يبيع متجر في ولاية أركنساس بضائع في مدينة ومقاطعة تفرض كل منهما ضريبة مبيعات محلية يتم تحصيلها بواسطة إدارة الشؤون المالية. تُظهر سجلات نقاط البيع مدينة التسليم لكل عملية بيع، وبالتالي يمكن تخصيص ضريبة الولاية والضريبة المحلية على المرتجعات بشكل صحيح من سجل المبيعات.

يقوم صاحب عمل في ليتل روك بتعيين موظف مكتب جديد، ويبلغ عن التعيين في غضون 20 يومًا، ويجعل الموظف يكمل نموذج الاستقطاع الضريبي في أركنساس، ويحتفظ بالاسم والعنوان والمهنة والمعدل والمبلغ المدفوع في كل فترة في ملف الرواتب لمدة ثلاث سنوات على الأقل كما هو موضح في قسم الرواتب.

ضريبة إجمالي الإيرادات المحلية وضريبة استخدام المشتريات

يكمن التمييز المحاسبي المفيد في التمييز بين عملية بيع مسجلة بقيمتها الكاملة، وضريبة المبيعات المسجلة كالتزام، وعملية شراء تجارية قد تتطلب مراجعة ضريبة الاستخدام. يُمكّن الاحتفاظ بهذه البيانات في حسابات منفصلة صاحب العمل من فهم الدخل دون الخلط بين الضريبة المحصلة والإيرادات المكتسبة.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في أركنساس تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في أركنساس

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.