محاسبة في ألاسكا

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

احتفظ بدفتر الأستاذ العام، وكشوف الحسابات المصرفية، وسجلات المبيعات حسب الموقع، وسجلات الرواتب، لأن دخل ألاسكا يتم تقسيمه ولأن الضرائب المحلية تختلف حسب مكان البيع.

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

لا يقوم أصحاب العمل في ألاسكا باقتطاع ضريبة الدخل الشخصي الحكومية، لعدم وجود هذه الضريبة أصلاً. ولذلك، يرتكز مسك دفاتر الرواتب لأغراض الولاية على التأمين ضد البطالة، الموضح في قسم الرواتب.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على أصحاب العمل في ألاسكا إبلاغ قسم خدمات دعم الطفل في ألاسكا عن الموظفين الجدد والمعاد توظيفهم. ينص نموذج الإبلاغ الرسمي عن الموظفين الجدد في ألاسكا على ضرورة تقديم أرقام الضمان الاجتماعي للموظفين الجدد أو المعاد توظيفهم بموجب قانون ألاسكا 25.27.075، الفقرة (ب)، ويتضمن النموذج معلومات عن صاحب العمل والموظف، بما في ذلك رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي، ورقم وزارة العمل في ألاسكا، واسم الموظف وعنوانه، وتاريخ التعيين أو إعادة التوظيف. المصدر: نموذج قسم خدمات دعم الطفل، وزارة الإيرادات في ألاسكا. https://dor.alaska.gov/Portals/7/Documents/Forms/04-1050-NewHireReporting-Fill-In.pdf

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

يتحمل منتجو النفط والغاز وعمليات التعدين وشركات مصايد الأسماك التجارية واجبات تسجيل الضرائب والرسوم في ألاسكا التي لا تتحملها معظم الشركات، بما في ذلك سجلات الإنتاج والحجم والقيمة التي تدعم ضريبة الإنتاج وضريبة ترخيص التعدين وإقرارات ضريبة مصايد الأسماك.

تخضع الشركات التي تبيع الكحول أو التبغ أو وقود السيارات في ألاسكا لواجبات تسجيل وتقديم ضرائب الإنتاج المرتبطة بالكميات المباعة.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

يقوم متجر في جونو بتحصيل ضريبة المبيعات المحلية المفروضة عليه وتوريدها، بينما لا يقوم متجر في منطقة لا تفرض ضريبة مبيعات محلية بذلك. ويحتفظ كلا المتجرين بسجلات المبيعات حسب الموقع، لأن الولاية لا تفرض ضريبة مبيعات على مستوى الولاية، والضريبة، إن وجدت، تأتي من المنطقة.

قام صاحب عمل في ألاسكا بتوظيف عامل موسمي لفصل الصيف. وقام بإبلاغ قسم خدمات دعم الطفل عن هذا التوظيف، مع ذكر رقم الضمان الاجتماعي للعامل وتاريخ التوظيف، كما قام بالإبلاغ عن الأجور المدفوعة للتأمين ضد البطالة في الربع، موضحاً حصة كل من صاحب العمل والعامل من ضريبة البطالة في سجل الرواتب.

ضرائب المبيعات المحلية بدون ضريبة مبيعات على مستوى الولاية

لا ينبغي لشركة تعمل في عدة مناطق في ألاسكا أن تُنشئ سجلات مبيعاتها وفقًا لنظام ضريبي واحد على مستوى الولاية. بل يجب أن يُحدد نظام تصدير المبيعات كل موقع بيع على حدة، مع الحفاظ على المعاملة الضريبية المحلية الخاصة به. هذا التمييز مهم حتى عندما يستخدم متجران متشابهان نفس برنامج المحاسبة.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ألاسكا تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ألاسكا

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.