مسك الدفاتر في ولاية ألاباما

الاحتفاظ بسجلات تدعم الكتب

يفرض قانون الضرائب في ولاية ألاباما، الوارد في الباب 40 من قانون ألاباما، واجبات حفظ السجلات المتعلقة بالضريبة المُبلّغ عنها. بالنسبة لضريبة المبيعات والاستخدام والإيجار، يجب على بائع التجزئة أو البائع أو المورّد أو المؤجر أو أي شخص يمارس أعمالًا تجارية في ألاباما، والذي يعمل في عدة ولايات، الاحتفاظ بسجلات كاملة وكافية لتمكين دائرة الإيرادات في ألاباما من تحديد الضريبة المستحقة. يتضمن نص القاعدة سجلات تشمل إجمالي الإيرادات من مبيعات أو مدفوعات الإيجار في ألاباما، سواء اعتبر البائع هذه الإيرادات خاضعة للضريبة أم لا. المصدر: دائرة الإيرادات في ألاباما، دليل قواعد ضريبة المبيعات والاستخدام، ملخص القاعدة 810-27-1-.7.01 في نتائج البحث. https://www.revenue.alabama.gov/ultraviewer/viewer/basic_viewer/index.html?form=2022/08/Sales_Use_Rulebook.pdf

يجب على دافعي الضرائب الاحتفاظ بنسخ من الإقرارات الضريبية المقدمة كجزء من سجلاتهم، والاحتفاظ بسجلات الممتلكات طالما دعت الحاجة لحساب أساس التكلفة في الممتلكات. وردت هذه الصياغة في تعليمات تقديم إقرارات ضريبة الدخل الفردي في ولاية ألاباما، الصادرة عن دائرة الإيرادات. https://revenue.alabama.gov/wp-content/uploads/2026/01/25f40bk.pdf

كيف تؤثر ضرائب الولاية على دفتر الأستاذ؟

تفرض ولاية ألاباما ضريبة مبيعات، وضريبة استخدام، وضريبة تأجير على الممتلكات الشخصية الملموسة (وفقًا للقاعدة المذكورة أعلاه)، وضريبة دخل الأفراد، وضريبة دخل الشركات، بالإضافة إلى اقتطاع ضريبة دخل ألاباما من قبل أصحاب العمل. ولكل ضريبة إقرار ضريبي خاص بها، لذا يجب على محاسبة الموظفين فصل إجمالي الإيرادات، والمبيعات الخاضعة للضريبة وغير الخاضعة لها، والمشتريات الخاضعة لضريبة الاستخدام، والأجور الخاضعة للاقتطاع الضريبي. المصادر: دليل قواعد دائرة الإيرادات في ألاباما المذكور أعلاه، وكتيب ضريبة دخل ألاباما المذكور أعلاه، والذي يتناول ضريبة دخل الأفراد، وإقرارات الاقتطاع الضريبي، وإقرارات ضريبة المبيعات، وتقديم النموذج W-2.

سجلات الرواتب وتقارير أصحاب العمل

يجب على جميع أصحاب العمل في ولاية ألاباما إبلاغ وزارة العمل في ألاباما عن كل موظف تم تعيينه حديثًا أو استدعاؤه للعمل، وذلك في غضون سبعة أيام من تاريخ التعيين أو الاستدعاء. يجوز لأصحاب العمل الذين يقدمون تقاريرهم إلكترونيًا إرسالها مرتين شهريًا، على ألا تقل الفترة بين الإرسالين عن 12 يومًا ولا تزيد عن 16 يومًا. يجب على أصحاب العمل الذين لديهم خمسة موظفين أو أكثر تقديم تقاريرهم عبر نظام الإنترنت. تشمل البيانات المطلوبة اسم الموظف وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي الخاص به، وتاريخ أول يوم عمل، وما إذا كان الموظف قد تم تعيينه حديثًا أو استدعاؤه للعمل، بالإضافة إلى رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي واسمه وعنوانه. قد تصل غرامة عدم الإبلاغ إلى 25 دولارًا أمريكيًا عن كل مخالفة، كما هو موضح في صفحة الوكالة. المصدر: وزارة العمل في ألاباما، التوظيف الجديد في ألاباما. https://adol.alabama.gov/employers/alabama-new-hire/

عندما يحتاج قطاع ما إلى سجلات إضافية

تتحمل الشركات العاملة في القطاعات الخاضعة للتنظيم في ولاية ألاباما التزامات إضافية تتعلق بسجلات التراخيص، بما في ذلك وكلاء بيع السيارات ومكاتب الترخيص فيما يخص وثائق المركبات، والمؤسسات المالية، والشركات الخاضعة لضرائب الكحول والتبغ والوقود في ألاباما. وقد وُجهت مذكرة الاحتفاظ بوثائق المركبات، التي عُثر عليها في نتائج البحث، إلى مسؤولي الترخيص، وليس إلى الشركات عمومًا، لذا لا يمكن تعميمها هنا. المصدر: مذكرة صادرة عن دائرة الإيرادات في ألاباما. http://revenue.alabama.gov/wp-content/uploads/2017/05/Memo_2016-23_Record_Retention_Requirements-1.pdf

يجب على أصحاب العمل في قطاع البناء والصناعات الأخرى الذين يوظفون عمالاً مشمولين بقوانين البطالة وتعويضات العمال في ولاية ألاباما الاحتفاظ بسجلات الرواتب والإصابات التي تتطلبها تلك البرامج، بالإضافة إلى السجلات الضريبية.

مسك الدفاتر في الممارسة العملية

توضح الحالات التالية كيف يمكن لشركة ما تنظيم سجلاتها. وهي أمثلة توضيحية، وليست تحديداً للمعاملة الضريبية لأي شركة بعينها.

قام متجر تجزئة صغير في ولاية ألاباما ببيع سلعة، وحصل على ضريبة المبيعات، ثم اشترى لاحقًا معدات من بائع خارج الولاية لم يفرض أي ضريبة. يحتاج المتجر إلى دفتر يومية للمبيعات يُظهر إجمالي الإيرادات للمعاملة الأولى، وسجل شراء يُظهر تكلفة المعدات للمعاملة الثانية، حتى يتسنى إعداد كل من إقرار ضريبة المبيعات وإقرار ضريبة الاستخدام من نفس السجلات.

قام مقهى بتعيين طاهٍ يوم الاثنين. أبلغ المالك وزارة العمل بالموظف الجديد في غضون سبعة أيام، وأنشأ سجل رواتب يتضمن تاريخ بدء العمل ورقم الضمان الاجتماعي، وقدم تقرير الأجور ربع السنوي الخاص بالبطالة وإقرار الاستقطاع من سجل الرواتب نفسه، بحيث تتطابق التقارير الثلاثة.

معاملات التأجير والتقسيم بين ضرائب المبيعات الحكومية والمحلية

لا يجوز لشركة تقوم بتأجير المعدات وبيعها أن تفترض أن وصف الإيصال نفسه يندرج ضمن فئتي الإيرادات. يجب أن يُفصّل السجل الشهري إيصالات الإيجار بشكل منفصل، وأن يحتفظ بالاتفاقيات ذات الصلة، وأن يربط نشاط المبيعات بالولاية القضائية التي تم فيها.

هذا تمييزٌ في سير العمل المحاسبي، وليس ادعاءً بأن جميع الشركات في ألاباما تخضع لنفس قواعد الضرائب أو تقديم الإقرارات الضريبية. يعتمد الإجراء المطبق على المعاملة الفعلية والنشاط التجاري. تكمن مسؤولية محاسب الدفاتر في حفظ أدلة المعاملات وتصنيف المبالغ بشكل متسق. أما تحديد الموقف الضريبي المتنازع عليه أو طريقة تقديم الإقرارات الضريبية فهو أمرٌ يخضع لتقدير مهني منفصل.

مراجعة شهرية عملية للشركات في ولاية ألاباما

ابدأ بالمصدر الأصلي بدلاً من كشف الحساب البنكي. توضح فاتورة العميل، أو تقرير المبيعات، أو سجل الرواتب، أو فاتورة المورد، أو العقد، ما حدث. قارنها بالإيداع أو الدفعة المقابلة، وتحقق من الاختلافات، وسجل التسويات مع شرح واضح. عند طلب تقرير ضريبة الولاية أو تقرير الرواتب، احتفظ بسجل تسوية منفصل من دفتر الأستاذ إلى المبالغ الواردة في ذلك التقرير. يتيح ذلك للمالك مقارنة نتائج التشغيل دون الخلط بين دخل الشركة والضرائب المحصلة، أو استقطاعات رواتب الموظفين، أو الالتزامات الأخرى.

بالنسبة للمالك الذي يستعد لتسليم سجلاته إلى متخصص ضرائب، تتضمن الحزمة المفيدة ملخصًا للفترة، ونسخًا من الإقرارات الضريبية المقدمة عند الاقتضاء، والمعاملات التي تدعم التعديلات الجوهرية، وقائمة مختصرة بالأسئلة العالقة. ولا يُعد كشف الحساب البنكي المُطابق سوى جزء من هذه الحزمة. وتعتمد جودة السجلات على قدرة المراجع على تتبع الأرقام المهمة إلى مصادرها.

ما الذي يجب الاحتفاظ به متاحاً؟

احتفظ بنسخ منظمة من الفواتير والإيصالات وكشوفات الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان وتقارير الرواتب وتسويات الحسابات وأي وثائق إعفاء أو برامج خاصة ذات صلة بالعمل. يجب أن يحدد جدول الاحتفاظ القانون أو البرنامج الذي يحكم كل فئة بدلاً من افتراض أن موعدًا نهائيًا واحدًا يغطي جميع السجلات. احتفظ بالوثائق المتعلقة بعملية تدقيق أو مطالبة أو نزاع معلق حتى يتم حل المسألة، وتحقق من أي قرار إتلاف وفقًا للقاعدة السارية.

تتولى شركة "بيبر تريل" تنظيم وتصنيف ومطابقة حسابات الدفاتر. أما بنود الإقرارات الضريبية والتفسيرات القانونية وتصنيفات الرواتب المتخصصة، فينبغي مراجعتها من قبل متخصص مؤهل.