مطابقة سجلات الرواتب قبل إغلاق السنة
نعم، يجب أن تقارن مراجعة نهاية العام تقارير الرواتب بالأجور، وضرائب صاحب العمل، والمزايا، والمدفوعات، والتزامات الرواتب المسجلة في الدفاتر. هذا ما يُعرف بتسوية الحسابات، بينما تبقى معالجة الرواتب وتقديم الإقرارات الضريبية من مسؤولية مزود خدمات الرواتب أو المحاسب الضريبي المختص.
قم بمطابقة إجمالي الرواتب، وليس فقط المبلغ المسحوب من البنك.
قد يشمل المبلغ المسحوب من حسابك البنكي صافي راتب الموظف، والضرائب المقتطعة، وضرائب صاحب العمل، ورسوم مقدمي الخدمات. تسجيل هذا السحب بالكامل كأجور قد يؤدي إلى تحريف المصروفات والالتزامات. راجع ملخصات الرواتب جنبًا إلى جنب مع القيود المحاسبية للتأكد من تسجيل كل بند في الحساب المناسب، دون إعادة تسجيل تكاليف الرواتب بعد سداد الضرائب.
تحقق من الأرصدة التي لا تزال بانتظار التسوية
قد تبقى التزامات الرواتب في نهاية العام حتى لو كان موعد استحقاق الدفع في الفترة التالية. وقد تعكس هذه الالتزامات أيضًا إدخالات مفقودة أو استيرادًا مكررًا. قارن المبالغ المستحقة مع تقارير المورّد وتأكيدات الدفع. لا تقم بحذف أي رصيد لمجرد انتهاء السنة التقويمية، ولا تستنتج سداد الالتزام من إجمالي المصروفات فقط.
احتفظ بالوثائق التي تدعم المجاميع
يجب حفظ ملخصات كشوف الرواتب وسجلات الإيداع والدفع ذات الصلة من خلال عملية حفظ السجلات المعتمدة. تنص إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية على ضرورة الاحتفاظ بسجلات ضرائب التوظيف لمدة أربع سنوات على الأقل، مع مراعاة قواعد زمنية تختلف باختلاف السجل. ينبغي إرسال تصحيحات الموظفين وقرارات التعويضات واختلافات الإيداع إلى مزود خدمات الرواتب أو إلى متخصص ضرائب مؤهل. يمكن لمحاسب توثيق الاختلافات وعكس التصحيحات المعتمدة في الحسابات.