مراجعة الفواتير غير المدفوعة قبل نهاية الشهر
نعم، راجع فواتير الموردين غير المدفوعة قبل إغلاق الشهر للتأكد من المبالغ المتبقية وما إذا كانت المدفوعات المسجلة مطابقة للفواتير. تدعم هذه المراجعة التخطيط النقدي وتؤثر على التقارير المالية. كما تستفيد الشركات التي تستخدم أساس المحاسبة النقدية من جدول زمني دقيق للالتزامات القادمة.
تحقق من صحة كل فاتورة مفتوحة
قارن الفواتير مع كشوفات الموردين، وإشعارات الدائن، والمعاملات البنكية. ابحث عن الفواتير المكررة، والمدفوعات التي لم تُطابق أي فاتورة، والأرصدة القديمة غير المُفسّرة. تأكد من استلام الخدمة أو البضائع، وحدد المبالغ المتنازع عليها بشكل منفصل بدلاً من حذفها دون توضيح.
ميّز بين الفاتورة ودفعها
إذا تم إدخال فاتورة مورد بقيمة 950 دولارًا، ثم أُضيف مبلغ السحب البنكي اللاحق كمصروف إضافي، فقد يظل المورد غير مدفوع بينما تكون المصروفات مُبالغًا فيها. يُحلّ هذا الخلل بمطابقة أو تسجيل الدفعة بشكل صحيح. ويعتمد التصحيح المحدد على كيفية إنشاء القيود الأصلية وما إذا كانت الفترة قد تمت تسويتها بالفعل.
نقل قائمة الالتزامات المدعومة
سجّل تواريخ الاستحقاق، والمدفوعات المجدولة، وأي أرصدة متوقعة للشهر القادم. راجع الفواتير قرب تاريخ الإغلاق باستخدام أسلوب المحاسبة المعتمد للشركة، مع إحالة أي استفسارات تتعلق بتوقيتات غير اعتيادية إلى محاسب الضرائب. احفظ تقرير الفواتير المفتوحة مع الإغلاق الشهري ليتمكن المراجعون المستقبليون من فهم الرصيد. يمكن لبرنامج Paper Trail تنظيم هذه المراجعة كجزء من الحفاظ على سجلات موردين موثوقة ودفاتر شهرية.