الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الحسابات مقابل توظيف أول محاسب داخلي لديك

عندما يتجاوز حجم العمل قدرة الشركات على الاعتماد على جداول البيانات غير الرسمية والمساعدة المحاسبية العرضية، غالباً ما يتخذ صاحب العمل قراراً بشأن التوظيف. هل ينبغي للشركة تعيين محاسب متخصص لأول مرة، أم التعاقد مع مزود خدمات محاسبية خارجي؟

إن الخيار يتجاوز مجرد مقارنة سعر شهري واحد بالراتب. فهو يحدد من يتولى إدارة الحسابات، وكيف تشرف الشركة على العمل، وماذا يحدث عندما يكون الشخص المسؤول غير متاح، وكيف تظل السجلات المالية متاحة مع نمو الشركة.

ابدأ بتحديد المهام التي يجب إنجازها فعلياً. فتصنيف المعاملات، ومطابقة الحسابات، وتتبع الإيرادات والمصروفات، وسجلات الحسابات الدائنة والمدينة، وإعداد البيانات المالية، كلها مسؤوليات مختلفة. كما تحتاج بعض الشركات إلى إصدار فواتير دورية، ومتابعة المدفوعات، أو إجراء تحليلات مالية.

يجب أن يوضح وصف الوظيفة أو عرض الخدمة المهام المشمولة، وعدد مرات تنفيذها، والمعلومات التي يجب على الشركة تقديمها، ومواعيد تسليم التقارير. فإذا تضمن أحد الترتيبات تسويات أسبوعية، بينما يقتصر الآخر على مراجعة نهاية الشهر، فإنهما ليسا عرضين متكافئين.

ينبغي على الشركات أيضاً فصل خدمات مسك الدفاتر عن الخدمات التي تتطلب خبرة ضريبية أو قانونية متخصصة. ولا يصبح الشخص الذي يحتفظ بسجلات دقيقة تلقائياً مسؤولاً عن إعداد الضرائب أو التدقيق أو الإدارة المالية الاستراتيجية للشركة.

قد يكون توظيف موظف خياراً جذاباً عندما تكون المحاسبة جزءاً لا يتجزأ من العمليات اليومية. إذ يمكن للموظف معالجة الاستفسارات الداخلية العاجلة، وتنسيق المعاملات الورقية بين الأقسام، والعمل مباشرةً مع المديرين عند ظهور الفواتير والمعاملات.

يُصاحب هذا التوافر مسؤوليات إدارية. إذ يتعين على صاحب العمل تحديد الدور الوظيفي، والإشراف على الجودة، وتغطية حالات الغياب، والحفاظ على أمن الوصول، والتخطيط لاستمرارية العمل في حال استقالة الموظف. وقد تكون ضرائب الرواتب، ومزايا الموظفين، وتكاليف التوظيف، والتدريب ذات صلة أيضاً، وذلك بحسب الدور الوظيفي وترتيبات العمل.

توضح مصلحة الضرائب الأمريكية أن تصنيف العامل يعتمد على طبيعة العلاقة الفعلية، بما في ذلك التحكم السلوكي، والتحكم المالي، ونوع العلاقة. ولا ينبغي للشركات أن تفترض أن مجرد وصف شخص ما بأنه متعاقد مستقل يجعل هذا التصنيف صحيحًا.

عادةً ما يقدم مزود خدمات المحاسبة الخارجية خدمة محددة بدلاً من توظيف موظف بدوام كامل. يتيح هذا الترتيب للمالك تغطية دورية لأعمال المحاسبة دون الحاجة إلى توظيف شخص للعمل في المكتب. كما يوفر آلية تسليم منظمة ومهام دورية موثقة عند وضوح اتفاقية الخدمة.

لكن الاستعانة بمصادر خارجية لا تُعفي المالك من مسؤولية تقديم معلومات دقيقة، والإجابة على الاستفسارات المتعلقة بالمعاملات، ومراجعة التقارير. لا تزال الشركة بحاجة إلى شخص مُخوّل بالموافقة على القرارات، وتقديم الإيصالات المفقودة، وتفسير أي نشاط غير معتاد.

يُعد نطاق عمل المزوّد أمراً بالغ الأهمية. هل يشمل الاتفاق جميع الحسابات المالية أم حسابات مُحدّدة فقط؟ هل هناك حدود شهرية للمعاملات؟ كيف يتم التحقق من المعاملات غير المُصنّفة؟ ماذا يحدث في حال تأخر السجلات لعدة أشهر؟ هل تشمل الخدمة الفواتير أو تنسيقها، أم يتم تسعيرها بشكل منفصل؟

تمنع هذه الأسئلة الشركة من شراء حزمة بناءً على ملصق مع افتراض أنها تتضمن أعمالاً لم يوافق المورد على القيام بها مطلقاً.

لا ينبغي أن تعتمد علاقة المحاسبة على ذاكرة شخص واحد فقط. تحتاج الشركة إلى ملكية واضحة لبرامج المحاسبة، والسجلات المصرفية، والفواتير، والمستندات الداعمة، وسجل التقارير. كما يجب أن تفهم كيفية نقل صلاحيات الوصول في حال تغيير المزوّد أو الموظف.

يُسهّل وجود سجلّ نظيف للفترات المُطابقة والأسئلة العالقة العمل في الشهر التالي. في حال انتهاء العلاقة، ينبغي للشركة معرفة السجلات التي ستتلقاها، وما تبقى منها غير مكتمل، وما هي الموافقات التي لا تزال مطلوبة.

تؤكد مصلحة الضرائب الأمريكية على ضرورة أن تدعم سجلات الأعمال المبالغ المُبلغ عنها في الإقرارات الضريبية. ويقع هذا الالتزام المستمر على عاتق الشركة، بغض النظر عما إذا كان موظف أو جهة خارجية هي من احتفظت بالسجلات.

يعتمد الاختيار الأمثل على حجم معاملات الشركة، وعدد حساباتها، وطاقمها الإداري، ومدى إلحاح استفساراتها اليومية، ورغبتها في إدارة موظف. تحتاج بعض المؤسسات إلى منسق مالي داخلي إلى جانب محاسب خارجي، بينما تستفيد مؤسسات أخرى من خدمة خارجية دورية محددة بوضوح.

يقدم Paper Trail مسك الدفاتر الشهرية, مسك الدفاتر الأسبوعي، و إصلاح مسك الدفاتريمكن للعميل المحتمل اطلب عرض سعر بناءً على الحسابات والأنشطة وتواتر التقارير التي تحتاجها الشركة فعلياً. السؤال المهم ليس أي نموذج يبدو أكثر احترافية، بل أي ترتيب يوفر سجلات موثوقة بمسؤوليات واضحة وبأقل قدر من التعطيل للعمل.