مراجعة شهرية للمحاسبة

ينبغي أن يحدد التقرير الفترة الزمنية، والتقارير المستخدمة، وما إذا كانت مسك الدفاتر الأساسية مكتملة. في حال غياب كشف حساب أو عدم تصنيف مجموعة من المعاملات، يجب أن يُشير التقرير إلى هذا القصور. قد يكون التقرير الأولي مفيدًا، ولكن لا ينبغي الخلط بينه وبين التقرير الشهري النهائي.

تختلف هذه الخدمة عن عملية إتمام المعاملات نفسها. فمراجعة التقرير لا تغني عن تسجيل أي نشاط مفقود أو مطابقة حساب لم يتم التحقق منه مطلقًا.

لا يتطلب كل تغيير في التقرير نقاشًا مطولًا. يركز التقييم المفيد على التغييرات التي تهم صاحب العمل، مثل زيادة في تكلفة متكررة، أو نوع جديد من الإنفاق، أو تغيير في الإيرادات المسجلة. ويمكن للمعاملات ذات الصلة أن توضح ما إذا كان التغيير يعكس نشاطًا تجاريًا عاديًا أم خطأً.

يُقدّم المالك سياقًا لا يمكن للسجلّ معرفته. فحدثٌ مُخطّط له، أو تأخير في سداد أحد العملاء، أو عملية شراء لمشروع جديد، قد يُفسّر نمطًا يبدو غير متوقع لولا ذلك.

الفواتير غير المدفوعةقد تنطوي أرصدة الموردين القديمة وحسابات القروض أو البطاقات على مشكلات لا تظهر بوضوح في الأرباح الشهرية. تساعد مراجعة هذه الأرصدة في تحديد البنود التي قد تتطلب مستندًا أو طلب سداد أو قرارًا من محاسب. والهدف هو جعل العمل المعلق واضحًا ومفهومًا.

تستدعي التغيرات النقدية أيضاً مراعاة السياق. فحتى الشهر الذي يشهد مبيعات قوية قد يبدو فيه الوضع صعباً إذا تأخرت مدفوعات العملاء، أو تم شراء معدات، أو تم سداد أصل الدين. لذا، ينبغي النظر في السجلات ذات الصلة معاً قبل استخلاص أي استنتاج.

مثال توضيحي: ارتفعت تكلفة البرامج من 150 دولارًا إلى 450 دولارًا في شهر واحد. عند مراجعة التفاصيل، يظهر تجديد سنوي بقيمة 300 دولار بالإضافة إلى الاشتراك المعتاد. قد تكون هذه الزيادة صحيحة، ولا تعني بالضرورة أن التكلفة الشهرية المستمرة قد تضاعفت ثلاث مرات.

يستطيع صاحب العمل حينها تحديد ما إذا كانت الأداة السنوية لا تزال تخدم أعماله. أما إذا تبين أن الرسوم الإضافية عبارة عن قيد مكرر، فإن الإجراء التالي هو تصحيح محاسبي. وقد يؤدي تغيير التقرير نفسه إلى إجراءات مختلفة بمجرد معرفة السبب.

تُختتم المراجعة العملية بسجل موجز ومحدد لما لا يزال بحاجة إلى اهتمام. يجب أن يوضح كل بند ما هو غير واضح، وما هي المعلومات التي قد تساعد، ومن يمكنه تقديمها. على سبيل المثال، قد تحتاج عملية شراء غير واضحة إلى توضيح من المالك، بينما قد يكون سؤال حول الاستهلاك من اختصاص المحاسب.

يمكن للمراجعة التالية التحقق مما إذا تم حل المشكلة. ويمنع الحفاظ على التسلسل مناقشة المشكلة نفسها مرارًا وتكرارًا دون تغيير الكتب أو الإجراءات المتبعة.

قدّم وصفًا واضحًا لكل بند مفتوح، مع ذكر الأدلة المطلوبة والشخص المسؤول عن الرد. ميّز بين الفاتورة المفقودة والدفعة غير المطابقة أو المعاملة التي لا يزال الغرض التجاري منها غير واضح.

احتفظ بالبنود غير المُنجزة مع مراجعها الأصلية بدلاً من إعادة إنشائها كقائمة جديدة كل شهر. عند إنجاز أي بند، احتفظ بالوثيقة الداعمة وشرح التغيير الناتج حتى يتمكن فريق المراجعة التالي من متابعة القرار.

غالباً ما تكون أفضل نقطة بداية هي الرقم الذي يرغب صاحب العمل في فهمه أكثر من غيره. قد يستفيد صاحب العمل من مراجعة سريعة لبعض التغييرات المهمة، بينما قد تحتاج شركة ذات قنوات دفع متعددة إلى مزيد من التفاصيل. ينبغي الاتفاق على نطاق التقرير وشكله بناءً على التقارير والسجلات المتاحة.

مراجعة مسك الدفاتر ليست تدقيقًا للبيانات المالية، ولا تخطيطًا ضريبيًا، ولا تنبؤًا بالأداء المستقبلي. إنما هي وسيلة لفهم الأنشطة المسجلة وإبراز العمل المتبقي. وعندما يتطلب قرار ما استشارة متخصصة، يمكن للمراجعة تنظيم الحقائق ذات الصلة لتقديمها إلى المختص المناسب.

يمكن أن تُسفر المراجعة عن سجل بالتغييرات التي نوقشت، والمعاملات التي تتطلب توضيحًا، والبنود المُخصصة للمتابعة. يساعد الاحتفاظ بهذا السجل بجانب التقارير الشهرية على منع تكرار نفس حالة عدم اليقين. ويمكن تحديد أي مشكلة تحتاج إلى تصحيح، أو وثائق إضافية، أو مراجعة من قِبل محاسبك بشكل منفصل عن العمل المنجز بالفعل.