تتبع ودائع العملاء قبل إتمام العمل

سجّل بيانات العميل، والمشروع، والمبلغ، وتاريخ الدفع، وشروط استخدامه أو استرداده. يختلف مبلغ التأمين القابل للاسترداد عن الدفعة المقدمة مقابل الخدمات. ولا يكفي وصف "غير قابل للاسترداد" وحده لحل جميع المسائل المحاسبية أو الضريبية. زوّد خبير الضرائب بتفاصيل العقد عند وجود أي غموض في طريقة التعامل.

على سبيل المثال، يدفع العميل 600 دولار من أصل 2000 دولار لمشروع. عند استحقاق المبلغ المتبقي، يجب أن تُظهر الفاتورة وسجل الدفع مبلغ الـ 600 دولار المستلم بالفعل، بالإضافة إلى الرصيد المتبقي وقدره 1400 دولار. تسجيل تحصيل ثانٍ بقيمة 2000 دولار دون تطبيق الدفعة المقدمة سيؤدي إلى تضخيم التزام العميل أو إلى ازدواجية في الإيرادات.

سجل الودائع الخاصة بالأعمال غير المكتملة أو الملغاة أو التي تنتظر استرداد المبلغ. قارن سجلات الودائع بأرصدة العملاء والبيانات ذات الصلة. الميزانية العمومية يُحسب المبلغ عند الاقتضاء. غالبًا ما يتتبع إعداد التقارير المالية على أساس الاستحقاق الالتزامات المتعلقة بالخدمات التي لم تُقدّم بعد، بينما قد تخضع المعاملة الضريبية للسلف لقواعد مختلفة. يُمكن لبرنامج Paper Trail تنظيم سجل الإيداعات والقيود المعتمدة بحيث توضح السجلات كلاً من الأموال المستلمة والعمل المتبقي.