تجنب تحويل مدفوعات بطاقات الائتمان إلى نفقات مكررة
عادةً ما يؤدي تحويل الأموال من حسابك المصرفي التجاري إلى بطاقة ائتمان تجارية إلى تخفيض التزامات البطاقة ورصيد البنك. ولا يُعتبر ذلك مصروفًا إضافيًا إذا كانت عمليات الشراء الفردية بالبطاقة مسجلة بالفعل. سجّل المشتريات والمدفوعات والفوائد والرسوم وفقًا لما تمثله كل معاملة فعليًا.
احتفظ بعملية الشراء والدفع منفصلتين
لنفترض أن الشركة اشترت لوازم بقيمة 240 دولارًا أمريكيًا باستخدام بطاقة ائتمان. يسجل نظام الشراء تكلفة اللوازم ويزيد المبلغ المستحق على البطاقة. سداد 240 دولارًا أمريكيًا من حساب جاري لاحقًا يسدد هذا الدين. تصنيف الدفعة مرة أخرى على أنها لوازم سيؤدي إلى احتساب التكلفة نفسها مرتين.
قم بمطابقة سجلات الحسابين
قد يظهر الدفع كعملية سحب في بيانات البنك وإضافة رصيد في سجل البطاقة. قم بمطابقة أو نقل العملية بحيث تمثل دفعة واحدة متصلة بدلاً من إدخالات دخل ومصروفات منفصلة. تحقق من التواريخ قرب نهاية الشهر لأن البنك وجهة إصدار البطاقة قد تُسجل الدفعة في أيام مختلفة.
راجع كشف حساب البطاقة بالكامل
للفوائد والرسوم والمبالغ المستردة والائتمانات معانيها الخاصة، ولا ينبغي إخفاؤها ضمن قيد الدفع. يجب مطابقة حساب البطاقة مع الحساب البنكي بشكل منفصل باستخدام كشوفات الحساب. تتطلب المصاريف الشخصية والمدفوعات من الحساب الشخصي للمالك تصنيفًا إضافيًا بناءً على الوقائع والهيكل التجاري. احتفظ بهذا التوضيح بدلًا من إجبار جميع مدفوعات البطاقة على المرور عبر فئة المصاريف نفسها.