خصص وقتاً للمحاسبة في روتينك الشهري

قد يحتاج المالك إلى تحميل الإيصالات، وتحديد المشتريات غير الواضحة، والموافقة على التصحيحات، ومراجعة التقارير. وقد يتولى المحاسب معالجة المعاملات، والتسويات، وإعداد التقارير المتفق عليها. تضمن المسؤوليات الواضحة عدم تعطل العمل خلال الشهر بسبب افتراض كل شخص أن الآخر سيحصل على كشف حساب مفقود.

عادةً ما يكون جمع المستندات خلال الشهر أسهل من إعادة بناء عمليات الشراء بعد أسابيع. خصص وقتًا ثابتًا للإجابة على قائمة موحدة من أسئلة المعاملات. خلال مراجعة الإغلاق، ركز على الاستثناءات، وحركة النقد، والتغييرات المهمة للعمل، بدلاً من إعادة قراءة كل معاملة روتينية.

تتبّع مقدار الوقت الذي يقضيه المالك في جمع السجلات، وشرح الأنشطة، ومراجعة النتائج. يشير قضاء جزء كبير من الوقت في البحث عن الإيصالات إلى وجود مشكلة في عملية جمع البيانات. كما يشير تكرار مناقشة نفس الفئة إلى ضرورة تحسين تعليمات الترميز. استخدم هذه الملاحظات لتحسين الروتين. الهدف هو وضع جدول زمني يُنتج سجلات كاملة بجهد معقول، وليس مجرد وعدٍ بأن كل شركة يمكنها إنهاء مسك الدفاتر في دقائق معدودة.