البحث عن المعاملات المفقودة من الشهر
تحقق من اكتمال البيانات بمقارنة الدفاتر بسجلات مستقلة للشهر بأكمله، بما في ذلك كشوفات الحسابات البنكية، وكشوفات البطاقات، وأنظمة المبيعات، وسجلات الموردين. لا يُعدّ التقرير الذي يُظهر المعاملات دليلاً على تسجيل جميع المعاملات. يجب تحديد تاريخ بداية ونهاية لكل مصدر.
تحقق من كل حساب نشط
أدرج الحسابات وقنوات الدفع المستخدمة خلال الشهر، بما في ذلك الحسابات المفتوحة حديثًا أو المغلقة مؤخرًا. راجع تسلسل كشوف الحسابات، ونطاقات التواريخ المُستوردة، والفجوات غير المعتادة. قد يؤدي فصل بطاقة ثانوية إلى عدم تسجيل بعض المصاريف حتى عند مطابقة الحساب المصرفي الرئيسي بالكامل.
قم بتضمين النشاط خارج نطاق تغذية البنك
قد لا تظهر المبيعات النقدية، وفواتير العملاء غير المدفوعة، وفواتير الموردين غير المدفوعة، وأموال المنصة المنتظرة للدفع في كشف الحساب البنكي. وتختلف البنود التي تؤثر على التقارير المالية باختلاف أساس إعداد التقارير، ولكن لا تزال الشركة بحاجة إلى سجلات تشغيلية لتتبعها. قارن إجمالي المبيعات ونشاط الفواتير مع الإيداعات دون افتراض تطابق المبالغ بشكل مباشر.
قم بسد الثغرات قبل إعلان اكتمال الشهر
تخيل أن شركةً ما غيّرت مزود خدمات الدفع الإلكتروني في منتصف الشهر. قد تظهر إيداعات المنصة الجديدة في الحساب البنكي، بينما تختفي رسومها ومبالغها المستردة من السجلات. احصل على تقارير كلا المنصتين وتتبع عملية الانتقال. احتفظ بقائمة مرجعية بالكشوفات المتوقعة وتقارير المصدر، واشرح أي ثغرات لم تُحل. هذا يجعل عملية الإغلاق قابلة للتكرار، ويمنح صاحب الشركة رؤية أوضح لما تتضمنه التقارير الشهرية.