تتبع المعاملة التي تقف وراء الرصيد غير الصحيح

قد يشير اختلافٌ يُعادل دفعةً معروفةً إلى وجود إدخالٍ مفقودٍ أو مُكرَّر. أما اختلافٌ يُعادل ضعف مبلغ المعاملة، فقد يُشير إلى وجود مشكلةٍ في الإشارة أو التوجيه. هذه مجرد أدلةٍ استرشاديةٍ للتحقيق، وليست دليلاً قاطعاً. لذا، يُرجى البحث في السجلات الفعلية والتحقق من التواريخ والمبالغ وتخصيصات الحسابات قبل إجراء أي تصحيح.

تؤثر التحويلات ومدفوعات بطاقات الائتمان وسداد القروض على أكثر من جزء من السجلات. قد يؤدي إدخال تحويل كمصروف إلى تقرير أرباح مضلل وحساب استلام غير مُطابق. لذا، يُنصح بمراجعة العمليات المرتبطة بدلاً من تصحيح الحساب الذي لوحظ فيه الاختلاف فقط.

لنفترض أن رصيدك في الدفاتر أقل بمقدار 900 دولار من كشف الحساب بسبب إدخال دفعة لمورد مرتين. إضافة 900 دولار من الإيرادات المتنوعة ستجعل المبلغ النقدي مطابقًا، لكنها ستشوه الإيرادات وتبقي على التكرار الأصلي. صحح السبب المذكور، واحتفظ بملاحظة، وأعد تشغيل التقارير ذات الصلة. يجب أن توضح التسوية النهائية الفرق، لا أن تخفيه فقط.