تصحيح الأرصدة غير الصحيحة دون البدء من جديد
لا تحتاج عادةً إلى البدء من جديد، إذ يُمكن في كثير من الأحيان تصحيح الأرصدة غير الصحيحة ضمن ملف المحاسبة الحالي. ومن الأسباب الشائعة لذلك: المعاملات المفقودة، والبيانات المكررة، والتحويلات المصنفة بشكل خاطئ، والأرصدة الافتتاحية غير المدعومة. راجع السجلات الحالية قبل اتخاذ قرار بشأن ما إذا كانت إعادة بناء الملف ضرورية.
حدد نوع المشكلة
يُعدّ اختلاف الحساب البنكي عن كشف الحساب مشكلة في المطابقة. وقد يكون لدى المورّد الذي يظهر أنه لم يُدفع له المبلغ رغم سحبه من البنك مشكلة في تطبيق الدفع. كما قد يكون تقرير الأرباح خاطئًا حتى مع تطابق النقد، وذلك بسبب تصنيف المصروف في فئة خاطئة. تتطلب هذه الحالات تصحيحات مختلفة.
الحفاظ على التاريخ المفيد
قد يؤدي البدء من جديد إلى فقدان تفاصيل الفواتير والمرفقات وسجلات المطابقة والتفسيرات التي تساعد في تحديد ما حدث. لذا، يُنصح بتصدير التقارير أو الاحتفاظ بنسخة احتياطية قبل إجراء أي إصلاحات جوهرية. إذا كانت المعاملة تابعة لفترة مكتملة أو مُقدمة، فضع في اعتبارك تأثيرها على التقارير قبل تغييرها. وأبلغ مُعدّ الضرائب بأي تغييرات تطرأ على المعلومات المستخدمة بالفعل في تقديم الإقرار الضريبي.
استخدم الأدلة لاختيار الإصلاح أو إعادة البناء
على سبيل المثال، قد يؤدي رصيد افتتاحي غير صحيح إلى ظهور اثني عشر شهرًا بمظهر غير متناسق. وقد يُسهم تصحيح هذا الرصيد الافتتاحي المُعتمد ومراجعة التسويات اللاحقة في معالجة السبب الجذري. في المقابل، قد يتطلب ملفٌ يفتقر إلى سجل حساب موثوق إعادة بناء أكثر شمولًا. ينبغي أن توضح المراجعة الأولية ما يمكن الاحتفاظ به، وما هي السجلات المفقودة، وكيف سيتم التحقق من العمل المنجز.