قد تؤدي المعاملات المكررة إلى اختلال أرصدتك

قد يظهر مصروف مُسجّل من إيصال مرة أخرى عند استيراده من البنك. على سبيل المثال، قد يُسجّل دفع العميل مقابل فاتورة، ثم يُضاف مرة أخرى عند وصول الإيداع إلى البنك. ويُعدّ استيراد نطاقات تواريخ متداخلة سببًا شائعًا آخر. ولا تُثبت المبالغ المتشابهة وحدها التكرار، لأن المدفوعات المتكررة قد تتكرر بشكل مشروع.

في حالة الاشتباه بدفعة مكررة من مورد، قارن المبلغ والتاريخ ورقم الفاتورة ورقم مرجع الدفع وبيانات الحساب. إذا أظهر البنك دفعة واحدة بقيمة 780 دولارًا أمريكيًا، بينما تُظهر السجلات سحبتين لنفس الفاتورة، فتحقق من أي من السجلين يحتفظ بسجل الفاتورة الصحيح. قد يؤدي حذف النسخة الخاطئة إلى إعادة فتح فاتورة مدفوعة أو التأثير على عملية مطابقة مكتملة.

بعد التصحيح، راجع رصيد المورد أو العميل، والتقرير المتأثر، ومطابقة البيانات. قد يؤدي تطابق الرصيد النقدي الآن إلى وجود فاتورة غير مدفوعة في البرنامج. احتفظ بشرح موجز للتصحيح، وعدّل عملية الاستيراد أو المطابقة التي تسببت في المشكلة. تؤكد إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية بشأن حفظ السجلات على ضرورة اكتمال سجلات المعاملات ومطابقة البيانات، إذ يساعد كلاهما في التمييز بين الدفعة الثانية الحقيقية والإدخال المكرر.