مسك الدفاتر إلكترونياً مع سجلات واضحة ودعم عن بعد

اتفقوا على مكان حفظ كشوف الحسابات وفواتير الموردين وفواتير العملاء والإيصالات. رتبوا المستندات حسب الفترة والحساب حتى لا يتحول الاستفسار عن دفعة معينة إلى بحث في ملفات غير ذات صلة. تقبل مصلحة الضرائب الأمريكية حفظ السجلات إلكترونيًا عندما تستوفي هذه السجلات نفس متطلبات السجلات الورقية، وتبقى متاحة ومقروءة.

استخدم دعوات المستخدمين والصلاحيات المتاحة على المنصة عند توفرها. يختلف الوصول إلى حساباتك عن صلاحية تحويل الأموال. يجب أن تحتفظ شركتك بالسيطرة الكاملة على حساباتها وأن تحدد من يمكنه الموافقة على المدفوعات. يجب حفظ المستندات المالية التفصيلية في قناة مستندات آمنة ومتفق عليها، منفصلة عن المحادثة الأولية على الموقع الإلكتروني.

تُعدّ العمليات عن بُعد أكثر فعاليةً بوجود شخص واحد قادر على شرح المعاملات غير الواضحة، وتحديد موعد نهائي للمستندات الشهرية، وتقديم قائمة مكتوبة بالبنود غير المُنجزة. على سبيل المثال، قد يحتاج مطعم إلى شرح عمليات الإيداع النقدي، بينما قد تحتاج شركة استشارية إلى تحديد الفاتورة التي تم سدادها عن طريق التحويل. يمكن لبرنامج Paper Trail أن يبدأ بفهم برنامجك، وعدد حساباتك، ومدى حداثة سجلاتك، ثم يُنشئ آليةً لتوثيق ومراجعة الخدمات المتفق عليها.

تصف خدمات المحاسبة الافتراضية، والمحاسبة عن بُعد، والمحاسبة المُستعان بمصادر خارجية كيفية تقديم الدعم أو الجهة التي تُنفّذه. ولا تُحدد هذه المصطلحات جميع المهام المُتضمنة. يجب الاتفاق على ما إذا كان العمل العاجل هو تنظيف البيانات التاريخية، أو استكمال الأشهر المفقودة، أو الحفاظ على الفترة الحالية. ثم تحديد الحسابات المُغطاة، والتقارير المطلوبة، والإجراءات الروتينية للعناصر غير المُنجزة.

يمكن لترتيب العمل عن بُعد الحفاظ على ملف المحاسبة المستخدم حاليًا عندما يكون ذلك مناسبًا للعمل. ولا يستلزم تغيير مزود الخدمة تغيير البرنامج بالضرورة. في حال الحاجة إلى الانتقال، يُنصح بالاحتفاظ بالتقارير السابقة وسجلات المطابقة وتاريخ البدء المتفق عليه، لضمان وجود أساس واضح للعملية الجديدة.

بالنسبة لشركة استشارية، قد تشمل عملية التسليم بيانات الفواتير، ومدفوعات العملاء، وفواتير الموردين، وكشوفات الحسابات البنكية. وقد يحتاج تاجر التجزئة أيضًا إلى سجلات التسوية، والمبالغ المستردة، والمبيعات النقدية. وتأتي هذه المستندات من سير العمل في الشركة، وليس من الموقع الفعلي للمحاسب.

اتفقوا على موعد نهائي لتسليم المستندات وآلية لتتبع التفاصيل الناقصة. يمكن لشرح كتابي موجز أن يحل مشكلة دفع غير مألوفة بشكل أكثر فعالية من إرسال قائمة المعاملات نفسها مرارًا وتكرارًا. يدعم برنامج زووم مراجعة التقارير والبنود المعلقة، مع الحفاظ على تنظيم المستندات الأساسية في نظام مشاركة السجلات المتفق عليه.

ينبغي لشركتك الاحتفاظ بملكية ملف المحاسبة والوصول إلى سجلاته المكتملة. استخدم صلاحيات مستخدمين منفصلة حيثما أمكن، وحدد من يوافق على التعديلات. لا يشمل الوصول إلى سجلات المعاملات تلقائيًا صلاحية صرف المدفوعات أو تغيير الترتيبات المصرفية.

يُظهر نظام الإغلاق عن بُعد الفعال الفترة المُغطاة، والحسابات المُراجعة، والعمل المتبقي. ولا ينبغي أن يُؤدي الموقع الجغرافي إلى غموض هذه المسؤوليات. ويُلبي دعم Paper Trail على مستوى الدولة نفس الحاجة إلى سجلات موثقة، ومخرجات واضحة، والتنسيق مع مُستشارك الضريبي عند الحاجة إلى رأيه.