الأخطاء التي يمكن أن يكشف عنها التدقيق الشهري للحسابات

قد تستحق رسوم غير مألوفة بقيمة 40 دولارًا تتكرر أسبوعيًا نفس القدر من الاهتمام الذي تستحقه عملية شراء كبيرة. قارن أسماء الموردين، وتواتر الدفع، والائتمانات، وتغييرات الحساب. تحقق من أي دفعة لا يوجد لها فاتورة مطابقة، أو أي فئة مصروفات تتغير بشكل حاد دون أي تفسير تجاري. إن وجود اختلاف في البيانات سببٌ للتحقيق، وليس دليلًا على ارتكاب مخالفة.

لنفترض أن موردًا ظهر مرتين باسمين مختلفين قليلًا، وتلقى دفعتين لنفس الفاتورة. قارن الفاتورة الأصلية، وتأكيدات الدفع، والسجلات المصرفية. قد يكون السبب وجود سجل مورد مكرر، أو خطأ في التسجيل، أو دفعة غير مصرح بها. احتفظ بهذه السجلات قبل تصحيح الحسابات.

يُطلب من المالك المُصرَّح له مراجعة المدفوعات غير المتوقعة والتغييرات في تفاصيل دفع الموردين. يجب تقييد الوصول إلى الحساب بما يتناسب مع المهام التي يحتاجها كل شخص، والاحتفاظ بسجل للموافقات. تدعم عملية المطابقة هذه العملية من خلال مقارنة الدفاتر مع كشوفات مستقلة. يُمكن لنظام تتبع المعاملات الورقية تحديد التناقضات المحاسبية وتوثيق البنود غير المكتملة، بينما يتطلب الاشتباه في السرقة أو أي نشاط مصرفي غير مصرح به اهتمامًا فوريًا من المالك والمؤسسة المالية المختصة.