هل يستطيع محاسب الدفاتر تعويض أشهر من المعاملات المفقودة؟

قد تستمر الشركة في العمل بينما تتأخر محاسبتها. يستمر العملاء في الدفع، ويستمر الموردون في إرسال الفواتير، ويبقى الحساب البنكي نشطًا. في هذه الأثناء، لا يُظهر برنامج المحاسبة سوى جزء من الحقيقة. ربما توقف استيراد البيانات البنكية في مايو. ربما تم إدخال الفواتير ولكن لم يتم إدخال مشتريات البطاقات. ربما أجّل صاحب الشركة تصنيف المعاملات حتى شعر أن حجم العمل مستحيل.

يستطيع محاسب الدفاتر في كثير من الأحيان إعادة بناء الأشهر المفقودة، لكن العمل لا يقتصر على مجرد الضغط على زر لاستيراد المعاملات. إنها عملية إعادة بناء سجل دقيق للإيرادات والمصروفات والتحويلات والالتزامات وأرصدة الحسابات، ثم التحقق منه مقابل مستندات مستقلة.

تتمثل المهمة الأولى في تحديد الفجوة. فالمعاملات المفقودة في حساب واحد تختلف عن سنة كاملة لم يتم فيها تسجيل أي حسابات مصرفية أو بطاقات ائتمان أو أنشطة رواتب أو فواتير.

تُعدّ كشوفات الحسابات البنكية نقطة انطلاق للعديد من الشركات، لأنها تُحدد بدقة ما تمّ صرفه فعلياً من كل حساب خلال الفترة المحددة. وتُضيف كشوفات بطاقات الائتمان، وتقارير معالجات الدفع، وسجلات الفواتير، والإيصالات، وكشوفات القروض، وملخصات الرواتب معلومات لا يُمكن الحصول عليها من كشف الحساب البنكي وحده.

على سبيل المثال، قد يجمع إيداعٌ مُدرجٌ في كشف حساب بنكي عدة مدفوعات من العملاء بعد خصم رسوم المعالجة. تسجيل صافي الإيداع فقط كمبيعات قد يُقلل من إجمالي الإيرادات ويُغفل رسوم الدفع. قد يحتاج المحاسب إلى تقرير تسوية المعالجة لفصل المكونات بشكل صحيح.

وبالمثل، فإن الدفع ببطاقة الائتمان ليس بالضرورة مصروفًا تجاريًا. فقد يكون تحويلًا لسداد التزام، بينما تُسجل مشتريات البطاقة الأصلية بشكل منفصل. إن اعتبار كليهما مصروفًا قد يؤدي إلى احتساب التكاليف مرتين.

تُشير مصلحة الضرائب الأمريكية إلى ضرورة أن تُحدد سجلات الأعمال الإيرادات والمصروفات، وأن تكون مدعومة بوثائق مثل الفواتير والإيصالات وكشوف الحسابات وغيرها من أدلة المعاملات. وتنطبق هذه المبادئ سواءً أُدخلت البيانات فورًا أو أُعيد بناؤها لاحقًا.

تبدأ عملية مراجعة الحسابات المنظمة بآخر فترة معروفة ودقيقة. يقوم المحاسب بتحديد جميع الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان والقروض ومنصات الدفع ذات الصلة، ثم يجمع كشوف الحسابات والسجلات الموجودة للأشهر غير المكتملة. تتم مقارنة المعاملات الموجودة في دفتر الأستاذ بتلك الكشوف لتجنب إضافة نفس العملية مرتين.

تُدخل المعاملات المفقودة أو تُطابق، وتُراجع التصنيفات، وتُحدد التحويلات بين حسابات الشركة. تُقارن قيود الرواتب بنظام الرواتب. تُراجع فواتير العملاء وفواتير الموردين غير المدفوعة بشكل منفصل عن حركة النقد التي قد تنشأ عنها لاحقًا.

بعد إتمام عملية التحويل، تتم مطابقة كل حساب بنكي وبطاقة ائتمان ذي صلة بالتسلسل. قد ينتقل أي اختلاف في شهر إلى الشهر التالي. لذا، فإن مطابقة الشهر الأخير فقط قد لا تحل مشكلة عدم اكتمال السجلات المحاسبية.

ينبغي أن تتضمن المراجعة النهائية مراجعة نتائج الأرباح والخسائر، والميزانية العمومية، وحسابات القبض والدفع المفتوحة، وأرصدة القروض، وأرصدة الحسابات غير الاعتيادية. قد يتوازن التقرير آليًا، ومع ذلك قد يحتوي على مصروف مُسجّل في حساب خاطئ أو تحويل يُفسّر خطأً على أنه إيراد.

لا يعني غياب المستندات الداعمة بالضرورة استحالة إعادة بناء الحسابات. قد تساعد كشوف الحسابات وسجلات الموردين في تحديد المدفوعات، لكنها لا تُثبت دائمًا غرض الشراء أو ما إذا كان البند تجاريًا أم شخصيًا. ينبغي على المحاسب تحديد البنود غير المدعومة أو غير الواضحة ليقوم المالك بتوضيحها بدلًا من التخمين.

إذا تعذر الحصول على كشف حساب أو سجل رواتب هام، فقد يضطر المحاسب إلى ترك استثناء موثق لحين استعادة المصدر. من الأفضل توضيح ما لم يُحسم بدلاً من تقديم ادعاءات زائفة.

تختلف متطلبات الاحتفاظ بالسجلات باختلاف نوع السجل والغرض منه. تخضع وثائق ضريبة التوظيف لمتطلبات حفظ اتحادية محددة، بينما قد تخضع وثائق ضريبة المبيعات لمتطلبات إضافية على مستوى الولاية. ينبغي على الشركة التعاون مع مُعدّ الضرائب أو المختص المناسب في حال تأثرت الإقرارات الضريبية أو الخصومات.

لا يُعدّ الفارق الزمني سوى أحد مقاييس حجم العمل. فثلاثة أشهر من المعاملات عبر ثمانية حسابات قد تتطلب مراجعةً أكثر من ستة أشهر في شركة تستخدم حسابًا مصرفيًا واحدًا مع توثيق متسق. ويؤثر عدد المعاملات، وجودة السجلات الأصلية، وتعقيد كشوف المرتبات، وحجم أعمال المطابقة السابقة، جميعها على حجم العمل.

ينبغي أن يكون المنتج النهائي عبارة عن مجموعة محددة من الفترات المصححة وقائمة بأي عناصر لم يتم حلها، وليس وعدًا غير مؤكد بإمكانية إكمال كل معاملة تاريخية على الفور.

بمجرد إعادة بناء السجلات، يمكن لروتين محاسبي أسبوعي أو شهري أن يمنع تراكم المزيد من الأعمال المتراكمة. يوفر برنامج Paper Trail إصلاح مسك الدفاتر للسجلات المتأخرة أو غير المكتملة ومسك الدفاتر المستمر للمساعدة في الحفاظ على الدفاتر بعد مشروع التصحيح.