الاحتفاظ بسجلات الرواتب في كاليفورنيا
يُلزم قانونًا أصحاب العمل في كاليفورنيا عمومًا بالاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة أربع سنوات على الأقل، وفقًا لتوجيهات إدارة تنمية التوظيف. كما يُلزم قانونًا الاحتفاظ بسجلات ضرائب التوظيف الفيدرالية لمدة أربع سنوات على الأقل بعد تقديم الإقرار الضريبي للربع الأخير من السنة، وفقًا لمصلحة الضرائب الأمريكية. قد تخضع بعض السجلات لالتزامات أطول، لذا لا ينبغي للشركات اعتبار مهلة الأربع سنوات بمثابة إذن بإتلاف جميع وثائق التوظيف.
لا تقتصر سجلات إدارة التنمية الاقتصادية في كاليفورنيا على كشوف الرواتب فقط.
تُقدّم إرشادات إدارة التنمية الاقتصادية (EDD) لأصحاب العمل وصفًا للسجلات التي تُوفّر بيانات دقيقة وصحيحة عن العاملين والمدفوعات. تشمل هذه المعلومات بيانات التعريف، وتواريخ التوظيف، والمدفوعات، وفترات الدفع، والمبالغ المقتطعة، وسجلات الصرف. كما تُشير إدارة التنمية الاقتصادية إلى شرط خاص بالاحتفاظ بسجلات مدفوعات خدمات منزلية مُحدّدة لمدة ثماني سنوات، وذلك في حال وجود تساؤل حول الإعفاء أو وضع صاحب العمل الخاضع للضريبة. ينبغي على أصحاب العمل تحديد القواعد التي تنطبق على عملياتهم، بدلًا من افتراض أن جميع ترتيبات العمل أو العمال متطابقة.
تخضع وثائق ضريبة التوظيف الفيدرالية لتوقيت خاص بها.
تُلزم مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) بالاحتفاظ بسجلات ضرائب التوظيف لمدة أربع سنوات على الأقل بعد تقديم الإقرار الضريبي للربع الأخير من السنة. ويشمل ذلك معلومات مثل أسماء الموظفين وعناوينهم، ودفعات الأجور، والمبالغ المقتطعة، والإيداعات، والإقرارات الضريبية، ونماذج الاقتطاع الضريبي ذات الصلة. وتُحدد مصلحة الضرائب الأمريكية تحديدًا فترات احتفاظ أطول لبعض وثائق الإعفاء الضريبي المتعلقة بالتوظيف، بما في ذلك بعض سجلات الإعفاء التي تتطلب ست سنوات على الأقل. تُوضح هذه الاستثناءات سبب عدم كفاية سياسة الحذف التلقائي للملفات.
قد تتطلب قواعد التوظيف الأخرى سجلات منفصلة
تختلف ضرائب الرواتب عن جميع سجلات قانون العمل. فسجلات الحضور والانصراف، ووثائق شؤون الموظفين، وكشوف الأجور، وسجلات الإجازات، والسجلات المتعلقة بالتحقيقات أو النزاعات، قد تخضع لالتزامات منفصلة. كما قد يلزم الاحتفاظ بالسجل لفترة أطول في حال وجود مطالبة أو تدقيق أو طلب حفظ بموجب قانون التقاضي أو أي متطلبات احتفاظ أخرى. وتحدد السياسة المسؤولة نوع السجل والقانون ذي الصلة قبل تحديد تاريخ انتهاء صلاحيته. وينبغي على الشركات التي تواجه ظروفًا استثنائية طلب المشورة المهنية بدلًا من الاعتماد على ملخصات موجزة.
يجب أن تحافظ وسائل التخزين الإلكترونية على المعلومات القابلة للاستخدام
يمكن أن يُسهّل حفظ الملفات إلكترونيًا عملية الاسترجاع، ولكن يجب أن يحافظ النظام على دقة السجلات وسهولة الوصول إليها وحمايتها من الوصول غير المصرح به. قد تتضمن مستندات الرواتب عناوين، وأرقام الضمان الاجتماعي، وتفاصيل التعويضات، ومعلومات مصرفية. لا ينبغي وضع هذه البيانات في مستودعات عامة أو مجلدات مشتركة بحرية. توضح مصلحة الضرائب الأمريكية أن حفظ السجلات الإلكترونية يجب أن يحافظ على وثائق مقروءة وسهلة الوصول. لا يُعد اسم المجلد وحده نظامًا للامتثال إذا تعذر استرجاع محتوياته أو فهمها لاحقًا.
حدد المسؤوليات قبل التخلص من المستندات
ينبغي على أي شركة معرفة الجهة المسؤولة عن جمع سجلات الرواتب، ومكان تخزينها، والشخص المخوّل بالوصول إليها، وكيفية الموافقة على حذفها. يجب أن تمنع هذه السياسة الحذف العرضي عند مغادرة موظف أو تغيير البرامج. يمكن للمراجعة الدورية الكشف عن إيداعات ضريبية مفقودة، أو معلومات تعريفية غير مكتملة، أو ثغرات في المستندات التي يستخدمها مزود خدمات الرواتب. يُعدّ الاحتفاظ بالسجلات بشكل منتظم طوال العام أسهل من إعادة بنائها بعد تلقي إشعار بذلك.
Paper Trail والسجلات المالية المنظمة
تركز خدمات شركة Paper Trail " على أعمال مسك الدفاتر الموضحة في عروضها المعتمدة. يمكن للعملاء الذين يحتاجون إلى مساعدة في تنظيم سجلات أعمالهم الاعتيادية مراجعة خدمات مسك الدفاتر الشهرية وخدمات مسك الدفاتر الجاهزة للضرائب. يُقدّم هذا المقال معلومات عامة حول مسك الدفاتر، ولا يُقدّم استشارات فردية في مجال التوظيف أو ضرائب الرواتب أو الشؤون القانونية.