غلينديل

قد تظهر عملية البيع في نظام الدفع، وتقرير المعالج، و بيانات البنكقد توجد فاتورة عميل أيضًا في برنامج المحاسبة. تُسجّل هذه الفواتير أحداثًا ذات صلة، وليس بالضرورة إيرادات منفصلة. استيراد كل فاتورة كعملية بيع جديدة قد يُظهر الإيرادات أكبر من حجمها الحقيقي.

قم بتخطيط مسار العملية قبل إجراء أي تعديلات. حدد مكان تسجيل عملية البيع الأصلية، وكيفية تطبيق الدفع، وكيفية وصول مستحقات المعالج إلى البنك. تضمن عملية مطابقة متسقة الحفاظ على المعاملة الأصلية مع توضيح الرسوم والمبالغ المستردة وتوقيت الدفع. يجب أن يكون لكل قناة دفع دور واضح في السجلات.

إذا تأخر بعض العملاء في الدفع، فإن إجمالي المبيعات وحده لا يكفي. يجب أن توضح قائمة الفواتير ما تم إصداره، وما تم دفعه، والمبالغ المتأخرة، وما إذا كان هناك رصيد دائن أو نزاع يؤثر على الرصيد. يجب أن يُخصم الدفع الجزئي من الفاتورة الصحيحة، لا أن يبقى كدفعة مقدمة غير مبررة.

بالنسبة للمتاجر التي تُزوّد عملاءً تجاريين أيضاً، قد تتطلب المدفوعات الفورية للعملاء الأفراد والطلبات المُفوترة إجراءات عمل مختلفة. يُمكن للمراجعة الشهرية مقارنة جدول أرصدة العملاء بالسجلات المحاسبية. ينبغي الاتفاق على تذكير العملاء ومسؤوليات التحصيل بشكل منفصل حتى لا يُسبب الرصيد غير المُسدد أي لبس حول الجهة المسؤولة عن المتابعة.

تخيل متجرًا يستقبل مدفوعات البطاقات عند الكاشير، وفي الوقت نفسه يُصدر فاتورة لعميل تجاري لطلبية أكبر. يدفع العميل التجاري عن طريق التحويل البنكي. إذا تم تسجيل هذا التحويل كعملية بيع جديدة بعد أن سجلت الفاتورة عملية البيع بالفعل، فقد يُحتسب الطلب نفسه مرتين في نظام المحاسبة.

يؤدي ربط عملية التحويل بالفاتورة إلى تسوية رصيد العميل دون إنشاء عملية بيع أخرى. تتم مطابقة بيانات معالج البطاقات بشكل منفصل باستخدام سجلات التسوية الخاصة به. والنتيجة هي سجل يوضح مساري الدفع. هذا مثال توضيحي، وليس بيانًا خاصًا بشركة معينة في غلينديل أو عميل محدد لشركة Paper Trail.

قد تشير الاختلافات الصغيرة المتكررة إلى وجود مشكلة في الإجراءات. يجب الانتباه إلى المدفوعات غير المطبقة، وأرصدة الائتمان القديمة، والمبالغ المستردة التي تم إيداعها في غير مكانها، أو عمليات الاستيراد المكررة، قبل أن يتكرر النمط نفسه في شهر آخر. تُسهّل قائمة الاستثناءات الموثقة عملية المراجعة وتجعلها أكثر دقة.

يمكننا البدء بأنواع المدفوعات التي تقبلونها، والبرامج المستخدمة، والجزء من العملية الذي يبدو غير موثوق. سيتم توفير سجلات المعاملات التفصيلية لاحقًا من خلال عملية التسليم المتفق عليها. توفر موارد غلينديل الرسمية لتنمية الأعمال والاقتصاد معلومات إضافية لأصحاب الأعمال المحليين، بينما تبقى أعمال المحاسبة مصممة خصيصًا لأنظمتكم وسجلاتكم الفعلية.