تشاتسوورث

يُظهر دفع المورد خروج الأموال من البنك. لكنه لا يُبين وحده ما وصل، أو ما تبقى في المخزون، أو ما تم بيعه. لذا، تتطلب سجلات المنتجات تفاصيل الشراء والكميات ومعلومات الاستلام، بالإضافة إلى مسار الدفع.

تعتمد معالجة المخزون على الطريقة المحاسبية وظروف العمل. يجب أن تظل سجلات العمل واضحةً فيما يتعلق بالمشتريات والمرتجعات وحركة المخزون والمبيعات. إن وجود قائمة منتجات موحدة وفصل واضح بين سلع إعادة البيع ومستلزمات ومعدات الورشة يُسهّل تطبيق المعالجة المتفق عليها دون الاعتماد على فئة مشتريات عامة.

قد تتضمن فاتورة المورد سلعًا تصل في شحنات منفصلة. قد تُعاد بعض البضائع أو تتلف، وقد لا يصل الرصيد إلى الحساب إلا لاحقًا. دفع إجمالي الفاتورة دون مراجعة كل مستند على حدة قد يُبقي رصيدًا غير مُسوّى أو فاتورة مكررة في السجلات.

احتفظ بسجلات الشراء، وإشعارات الاستلام، والفواتير، ومستندات الائتمان معًا. يجب أن توضح مراجعة رصيد المورد المبالغ المستحقة والمبالغ الائتمانية التي تم تطبيقها. إذا كانت سجلات المخزون محفوظة في نظام منفصل، فيجب ربط إجماليها بسجلات المحاسبة. ينبغي تحديد مدى التعقيد قبل تقديم وعد بتقديم خدمة شهرية منتظمة.

تخيل موزعًا صغيرًا يشتري 100 وحدة ويبيع 60 وحدة خلال الشهر. تبقى 40 وحدة أخرى في المخزون. إذا نظر المالك فقط إلى مدفوعات الشراء وعربون المبيعات، فقد يصعب عليه فهم بيانات الشهر لأن بعض البضائع المشتراة تبقى متاحة للبيع في المستقبل.

يربط جدول حركة المخزون بين الكميات الأولية، والإيصالات، والمبيعات، والمرتجعات، والكميات النهائية. ويمكن بعد ذلك مراجعة السجلات المحاسبية مقابل هذا الجدول باستخدام طريقة الجرد المتفق عليها. وقد يكشف الجرد الفعلي عن اختلاف يستدعي التحقيق. هذه الأرقام توضيحية، ولا يحدد هذا المثال طريقة ضريبية أو سياسة تقييم مخزون.

لا يمكن لكشوفات الحسابات البنكية تحديد الكميات المفقودة، أو تحديد البضائع التالفة، أو تأكيد تسليم الطلبية. هذه المعلومات مستقاة من السجلات التشغيلية ومن الأشخاص المسؤولين عن المخزون. إذا كانت هذه السجلات غير مكتملة، فإن الخطوة الأولى هي تحديد ما يمكن إثباته وما يحتاج إلى مراجعة جرد منفصلة.

يمكن أن تتناول المناقشة الأولية ما إذا كنت تبيع سلعًا، أو تصنع منتجات، أو تقدم خدمات بشكل أساسي، وأين يتم تتبع المخزون، وما إذا كانت أرصدة الموردين محدثة. ومن ثم، يمكننا مناقشة تصنيف المشتريات، ومطابقة الحسابات البنكية، وتتبع المدفوعات. قد تتطلب أنظمة حساب تكاليف التصنيع المتخصصة أو أنظمة المخزون المعقدة محاسبًا أو متخصصًا آخر لتحديد الطريقة قبل البدء في إدخال البيانات الروتينية.