بوربانك

قد يبدو المشروع منتهيًا بينما تبقى حساباته مفتوحة. قد تُفرض رسوم إضافية على عمليات إرجاع المعدات. وقد يُرسل المورّد فاتورة مُعدّلة. وقد يُؤجّل العميل الدفعة النهائية ريثما يُراجع المُخرجات. إذا كانت هذه البنود مُوزّعة بين رسائل البريد الإلكتروني وكشوفات البطاقات، فقد يتغيّر إجمالي المشروع بعد فترة طويلة من اعتقادك بأن العمل مُربح.

خصّص لكل مشروع اسمًا أو رمزًا ثابتًا. استخدم هذا المرجع في الفواتير، وفواتير الموردين، والسجلات الداعمة. وبذلك، يُمكن لتقرير المشروع التمييز بين التكاليف المباشرة ونفقات العمل المشتركة، مثل اشتراكات البرامج العامة وإيجار المكتب. تظل النفقات المشتركة مهمة، ولكن لا ينبغي تخصيصها لمشروع ما لمجرد أن هذا المشروع هو الذي دفع الفاتورة التالية.

يجب ربط دفعة العميل بالفاتورة الصحيحة عند وجودها. قد يؤدي تسجيل كل من الفاتورة ودفعها كعمليات بيع منفصلة إلى تضخيم الإيرادات. وبالمثل، فإن سداد فاتورة مورد ما يُعد تسوية لمبلغ مستحق بالفعل إذا كانت تلك الفاتورة مسجلة مسبقًا. ولا يُعتبر السحب من البنك تكلفة إضافية.

تُجرى مراجعة شهرية مفيدة للتحقق من الفواتير غير المدفوعةتشمل هذه البيانات الفواتير غير المدفوعة، والودائع، والمبالغ المستردة، بالإضافة إلى مطابقة أرصدة الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان. وتعتمد المعالجة المحاسبية للدفعات المقدمة على آلية الترتيب وأساس إعداد التقارير. نقوم بتنظيم السجلات الأساسية ونشير إلى أي معالجة تحتاج إلى تأكيد، بدلاً من افتراض أن كل تحويل وارد يمثل إيرادًا مستحقًا.

تخيل موردًا صغيرًا يحصل على 6000 دولار من أصل 10000 دولار لمشروع. خلال المشروع، يدفع 2400 دولار لاستئجار المعدات، ويتلقى فاتورة من مقاول فرعي بقيمة 1600 دولار لم تُسدد بعد. كما أن المبلغ المتبقي من العميل، وهو 4000 دولار، لا يزال مستحقًا. إن الاكتفاء بالنظر إلى الحساب البنكي فقط يُغفل التكلفة غير المدفوعة والرصيد غير المحصل.

يجمع جدول المشروع هذه العناصر الأربعة معًا. فهو يساعد المالك على معرفة ما تم تحصيله، وما تبقى من مستحقات، والتكاليف المتكبدة. إنه عرض تخطيطي، وليس وعدًا بالربح النهائي. لا تزال تكاليف الموظفين، والنفقات العامة، والتغييرات المعتمدة، وطريقة إعداد التقارير تؤثر على الصورة النهائية. هذه الأرقام توضيحية فقط، ولا تمثل عميلًا لشركة "بيبر تريل".

حافظ على تحديث قائمة المشاريع وحدد الشخص المخوّل بالموافقة على الرسوم المتنازع عليها. احفظ الفواتير المعدّلة بجانب الفواتير الأصلية، مع إضافة ملاحظة توضح التغيير. من الأفضل الاحتفاظ بقائمة مختصرة بالبنود غير المحسومة بدلاً من تصنيف كل معاملة ضمن فئة معينة دون علم صاحبها.

في بداية المحادثة، سيوفر لنا عدد المشاريع النشطة، وطريقة إصدار الفواتير، وما إذا كانت هناك مشاريع سابقة غير مكتملة، معلوماتٍ أكثر بكثير من مجرد رصيد حساب مفصل. يمكننا استخدام هذه النظرة العامة لمناقشة نطاق المطابقة، وتتبع المشاريع، وإعداد التقارير. كما توفر بوابة الأعمال الرسمية في بوربانك مواردَ محليةً للأعمال منفصلةً عن خدمات المحاسبة.