الموازنة والتصحيحات

يمثل كل من رصيد الحساب الجاري ورصيد بطاقة الائتمان ورصيد القرض شيئًا مختلفًا. قبل إجراء أي تعديلات، تحدد عملية المراجعة الحساب وتاريخ المقارنة والمصدر المستخدم للتحقق منه. قد يختلف رصيد الحساب الجاري عن رصيد نهاية كشف الحساب لمجرد اختلاف التواريخ التي يغطيها كل منهما.

بالنسبة للحسابات التي تمت مطابقتها سابقاً، تُعدّ آخر مطابقة ناجحة مفيدة للغاية، إذ تساعد في تضييق نطاق المراجعة لتشمل الفترة التي ظهر فيها الاختلاف لأول مرة.

قد لا يكون الدفع المسجل في الدفاتر قد تم تحصيله من البنك بحلول تاريخ كشف الحساب. وهذا لا يعني بالضرورة أن القيد خاطئ. تُجري عملية المطابقة حسابات للبنود المستحقة الصحيحة، مع التحقق من أي عمليات مفقودة أو مكررة أو مُدخلة بمبلغ غير صحيح.

تستحق القيود القديمة غير المسددة مزيدًا من الاهتمام. فالشيكات التي لم تُصرف، أو الإيداعات المكررة، أو المدفوعات الملغاة، قد تُؤدي إلى رصيد مُضلل إذا بقيت معلقة لفترة طويلة. لذا، يجب التأكد من صحة الواقعة الأساسية قبل تعديل القيد.

يؤدي إدخال تحويل كإيراد إلى تضخيم الدخل. كما أن إدخال دفعة ببطاقة ائتمان كعملية شراء أخرى قد يبالغ في تقدير المصروفات. وقد تظهر فاتورة مدفوعة عبر البنك غير مدفوعة إذا لم تكن الدفعة مرتبطة بها. تتطلب كل حالة تصحيحًا مختلفًا، حتى لو لاحظ المالك في البداية أنها مجموع خاطئ واحد.

يشمل التقييم أيضًا ما إذا كان قد تم تعديل أو حذف إدخال تمت مطابقته سابقًا. قد يؤدي تصحيح الشهر الحالي دون معالجة تغيير سابق إلى الإبقاء على السبب الأصلي للمشكلة.

قد يؤدي تعديل غير مبرر إلى وصول شاشة المطابقة إلى الصفر دون توضيح ما حدث فعليًا. والنهج الأمثل هو تتبع الفرق إلى سببه وتسجيل التصحيح المُبرر. وعند الاقتضاء، يجب توثيق الغرض من التعديل والمعلومات الداعمة له.

مثال توضيحي: يظهر مبلغ 250 دولارًا أمريكيًا كدفعة لمورد مرتين بعد إدخاله يدويًا واستيراده من البنك. يُتيح التأكد من احتواء كشف الحساب على دفعة واحدة أساسًا لتصحيح التكرار. إضافة إيرادات غير ذات صلة لتعويض الفرق سيؤدي إلى تضليل سجلات المصروفات والإيرادات.

ينبغي إجراء التصحيحات مع مراعاة الفترات المغلقة، والتسويات المحاسبية السابقة، والإقرارات الضريبية المقدمة. قد يكون القيد القديم جزءًا من تسوية أكبر في نهاية السنة المالية، لذا لا ينبغي حذفه لمجرد أن وصفه غير مألوف. يساعد سجل التغييرات الشركة على فهم تأثيرها على التقارير السابقة.

في حال تعذر تحديد المعالجة الصحيحة بناءً على المعلومات المتاحة، ينبغي إبلاغ المالك أو المحاسب بالأمر. ويُعدّ تقديم شرح واضح للرصيد غير المُسوّى أكثر فائدة من مجرد تأكيد غير مدعوم.

احتفظ بتقرير التسوية السابق والبيان المستخدم لإكماله. إذا طرأ تعديل لاحق على تلك الفترة، فاحتفظ بالربط بين القيد الأصلي والتسوية والرصيد المُحدَّث.

راجع الحسابات المرتبطة أيضًا. قد يؤثر تحويل دفعة بين حسابين مصرفيين على عمليتي مطابقة، لذا فإن إغلاق أحد الاختلافات لا يثبت صحة الحساب الآخر.

ينبغي أن يربط الناتج المتفق عليه الحساب المُصلح بالكشف أو الجدول الداعم للفترة المُراجعة. وبحسب المشكلة، قد يشمل ذلك عمليات المطابقة المُكتملة، وروابط المعاملات المُصححة، والتقارير المُحدثة، وملخصًا للاستثناءات المتبقية. كما ينبغي أن يُوضح نطاق العمل ما إذا كان يتم معالجة حساب واحد فقط أو عدة حسابات مُرتبطة.

إذا استمر ظهور الخطأ نفسه، فإن سير العمل الخاص بالمعاملات يستحق الاهتمام أيضاً. فالمعالجة المتسقة للتحويلات والفواتير والمدفوعات المحملة تساعد على منع تراكم مشروع تصحيح آخر في الخفاء.

قد يؤثر التصحيح على أكثر من مجرد الحساب الذي ظهرت فيه المشكلة أولاً. فمثلاً، قد يؤدي تحويل دفعة إلى حساب مصرفي خاطئ إلى زيادة رصيد أحد الحسابات ونقص رصيد حساب آخر. ويتتبع سجل المعاملات المدخلة ذات الصلة، بحيث يعالج التصحيح السجلات المرتبطة، وتوضح المراجعة الناتجة الأدلة التي تدعم هذا التغيير.