الحسابات الدائنة والمدينة

يُحدد الإدخال المفيد العميل أو المورد، وتاريخ المستند، وتاريخ الاستحقاق، والمبلغ، ورقم المرجع. وتساعد التفاصيل المتسقة على التمييز بين الالتزام الجديد ونسخة من شيء مُدخل مسبقًا. كما يوفر المستند الداعم سياقًا عند التساؤل عن الرصيد لاحقًا.

ينبغي أن يحدد سير العمل الجهة المسؤولة عن إصدار فواتير العملاء، والجهة المسؤولة عن إدخال فواتير الموردين، والجهة المسؤولة عن الموافقة على التغييرات. ولا يمكن تحديث السجل إلا إذا كان الأشخاص المعنيون على دراية بمكان وجود المستندات الجديدة وتحديثات الدفع.

يجب أن يؤدي سداد العميل إلى تخفيض قيمة الفاتورة التي يسددها. كما يجب أن يؤدي سداد المورد إلى تخفيض قيمة الفاتورة ذات الصلة إذا كانت الفاتورة مسجلة بالفعل. إذا تم إدخال السداد بشكل منفصل دون ربط الفاتورة الأصلية، فقد يظهر البند الأصلي غير مدفوع على الرغم من تحويل الأموال.

تتطلب المدفوعات الجزئية والودائع والائتمانات والمدفوعات الزائدة عن الحاجة عناية خاصة. وتعتمد معالجتها على الاتفاقية الأساسية وطريقة المحاسبة المتبعة، لذا لا ينبغي تصفير الرصيد دون فهم المبلغ المتبقي المستحق.

يُصنّف تقرير أعمار الديون المبالغ المستحقة وفقًا لمدة تأخرها أو عدم سدادها، وذلك بحسب إعدادات التقرير. ويساعد هذا التقرير الشركة على تحديد الحالات التي قد تتطلب متابعة. ويجب أن تكون التواريخ وشروط الدفع دقيقة ليكون التقرير مفيدًا.

يُعدّ الرصيد القديم دافعاً للتحقيق، وليس دليلاً قاطعاً على عدم سداد العميل. ويمكن أن يُوحي إيصال غير مستخدم، أو رصيد مفقود، أو فاتورة مكررة، بالأمر نفسه.

مثال توضيحي: يتلقى عميل فاتورة بقيمة 2000 دولار أمريكي، ويدفع منها 1200 دولار. عند تطبيق الدفعة بشكل صحيح، تُظهر السجلات رصيدًا متبقيًا قدره 800 دولار. قد يؤدي تسجيل مبلغ 1200 دولار كإيراد غير ذي صلة إلى إظهار الفاتورة بمبلغ 2000 دولار لا يزال مستحقًا، مما يُشوه سجل المبيعات.

وينطبق الأمر نفسه على فواتير الموردين. فمطابقة الدفعة والتحقق من وجود أي رصيد دائن يمنح المالك أساسًا أوضح لتحديد ما يجب دفعه فعليًا.

تُساعد سجلات المحاسبة في متابعة العملاء وتخطيط سداد المدفوعات للموردين، ولكن الاحتفاظ بهذه السجلات لا يُخوّل أي شخص تلقائيًا تحويل الأموال أو الاتصال بالعملاء. يجب الاتفاق صراحةً على أي مسؤولية تتعلق بالموافقة على الدفع أو إرسال الفواتير أو التحصيل.

تتطلب الأرصدة المتنازع عليها أيضًا موافقة المالك. يجب أن يعكس رد الأموال أو شطبها أو منح رصيد لها قرارًا تجاريًا معتمدًا ومعالجة محاسبية مناسبة. قد يؤدي حذف رصيد قديم لمجرد أنه غير ملائم إلى إخفاء مشكلة تجارية لم تُحل.

احتفظ بسجل الموافقة مع الفاتورة ورقم مرجع الدفع. في حال وجود نزاع على فاتورة، سجّل المبلغ محل النزاع والجهة المسؤولة عن حله، بدلاً من اعتبارها موافقة على الدفع. قارن تأكيدات الدفع مع كشف الحساب البنكي لضمان التمييز بين الدفعة المعتمدة والدفعة المجدولة والدفعة المسددة.

قبل إجراء عملية الدفع، افصل الفواتير المعتمدة للدفع عن البنود المعلقة، وعمليات السحب التلقائي المجدولة، والائتمانات التي تنتظر التطبيق. أدرج رقم الفاتورة، والمستفيد، والمبلغ، وتاريخ الاستحقاق في سجل الموافقة. وبذلك، يستطيع الشخص المسؤول عن صرف الأموال التمييز بين الدفعة المقصودة وقيد محاسبي معلق.

تأكد من تغيير بيانات الحساب المصرفي للمورد من خلال جهة اتصال معتمدة قبل تحديث تعليمات الدفع. يوصي مكتب التحقيقات الفيدرالي بالتحقق من التغييرات التي تطرأ على أرقام الحسابات وإجراءات الدفعاحتفظ بهذا التأكيد الذي يتضمن الموافقة على الدفع.

يمكن أن تتضمن المخرجات المتفق عليها قائمة محدثة بالفواتير المفتوحة، والمدفوعات والائتمانات المطبقة، والاستثناءات المحددة بوضوح. في حال وجود حسابات القبض والدفع في دفتر الأستاذ، يجب مراجعة هذه القوائم بالرجوع إلى أرصدة الحسابات المقابلة. قد تشير الاختلافات إلى وجود قيد خارج عن مسار العمل المعتاد للفواتير.

في المحادثة الأولى، من المفيد معرفة ما إذا كانت الصعوبة الأكبر تكمن في تحصيل مدفوعات العملاء، أو تنظيم فواتير الموردين، أو تحديد الأرصدة الحقيقية. يمكنك شرح هذه الاحتياجات دون الكشف عن هوية العملاء أو تفاصيل الفواتير الفردية خلال المحادثة على الموقع الإلكتروني.

يُمكن لسجل المحاسبة أن يُظهر مبلغ الفاتورة الأصلية، والمدفوعات المُطبقة، والائتمانات المُسجلة، والرصيد المتبقي في تاريخ التقرير. تظل شركتك مسؤولة عن الموافقة على المدفوعات واتخاذ قرارات التحصيل. يُتيح السجل المُحدّث للشخص المسؤول عن هذه القرارات أساسًا أوضح لمراجعة تواريخ الاستحقاق ومتابعة الأرصدة المُستحقة.

يتطلب حجم فواتير العملاء والموردين المتزايد مراجع موحدة، ومطابقة المدفوعات، وقائمة استثناءات منظمة. تساعد تقارير أعمار الديون على التمييز بين الأرصدة غير المستحقة وتلك التي تحتاج إلى معالجة. في حال قيام عدة أشخاص بتقديم معلومات الفوترة أو الدفع، يجب أن تحدد عملية التسليم من يؤكد الاعتمادات، ويحل النزاعات حول الأرصدة، ويُصرّح بالدفع أو التحصيل.