الحسابات والفواتير

لا تُفيد الفاتورة إلا إذا أُرسلت بدقة وتمت متابعتها. ولا يكفي مجرد حفظ فاتورة المورد في ملف، بل تحتاج إلى سجل دقيق، وتاريخ استحقاق، وآلية موافقة واضحة. يُسهّل Paper Trail هذه العملية من خلال سجلات منظمة ومتابعة دقيقة.

• إصدار فواتير العملاء: إعداد وتسليم فواتير العملاء باستخدام التفاصيل المعتمدة، والاحتفاظ بسجل لما تم إصداره من فواتير.
• متابعة المدفوعات: تتبع الفواتير غير المدفوعة، ومراقبة المبالغ المستحقة، وإرسال التذكيرات المناسبة وفقًا لجدول زمني متفق عليه.
• إدارة فواتير الموردين: استلام وتنظيم فواتير الموردين، وتسجيل المبالغ وتواريخ الاستحقاق، وإبقاء الالتزامات المعلقة مرئية.
• تنسيق المدفوعات: قم بإعداد مدفوعات الموردين للمراجعة والموافقة حتى يتمكن فريقك من تحديد ما يتم دفعه ومتى.
• إعداد التقارير المتعلقة بالحسابات والفواتير: تقديم ملخصات منظمة لفواتير العملاء غير المدفوعة، وفواتير الموردين المستحقة، والبنود التي تحتاج إلى اهتمام.

تتولى شركة Paper Trail إعداد وتنظيم ومتابعة وتوصيل المدفوعات ضمن نطاق الخدمة المتفق عليه. ويبقى التحكم في أموال شركتكم كاملاً. فنحن لا نقوم بصرف مدفوعات الموردين أو تحويل الأموال أو الموافقة على النفقات نيابةً عنكم. تُعدّ مدفوعات الموردين لمراجعتكم واعتمادكم.

تشمل باقاتنا الأساسية، والمميزة، والاحترافية نفس خدمات المحاسبة والفواتير الأساسية. ويكمن الاختلاف في عدد فواتير العملاء وفواتير الموردين التي تتم معالجتها شهريًا. يمكن للشركات ذات الأحجام الأكبر أو العمليات المتخصصة طلب عرض أسعار خاص بالشركات.

نبدأ بتحديد مصدر تعليمات فوترة العملاء وفواتير الموردين، والنظام الذي يحفظ هذه السجلات، والجهة المخولة بالموافقة على التغييرات. يحدد فريقكم الأشخاص المسؤولين عن قرارات الفوترة والموافقة على الدفع. يحدد النطاق المتفق عليه الخطوات الإدارية التي يتولاها نظام Paper Trail .

تتضمن عملية التسليم المفيدة قوائم العملاء والموردين، وشروط الفواتير، والبنود غير المسددة، وإجراءات الموافقة الحالية. يتم إبلاغ جهة الاتصال المخصصة بأي تفاصيل ناقصة بدلاً من استكمالها بناءً على افتراضات.

تُزوّد ​​معلومات الفوترة المعتمدة العميل بالوصف والمبلغ والشروط. ويُنشئ إعداد الفاتورة وتسليمها سجلاً لما تمّت فوترته. ثمّ يُميّز تتبّع حالة الدفع بين الفاتورة التي لا تزال مفتوحة والفاتورة التي تمّ سدادها جزئياً أو كلياً.

عندما يكون التذكير مناسبًا، يتم التواصل وفقًا للجدول الزمني والتعليمات المتفق عليها. أما الاستفسارات المتعلقة بالأسعار، أو الخدمات المتنازع عليها، أو طلبات التخفيض، فتُحال إلى شركتك لاتخاذ القرار المناسب.

يجب أن تتضمن فاتورة المورد اسم المورد، ورقم مرجع الفاتورة، والمبلغ، وتاريخ الاستحقاق. نقوم بتنظيم هذه التفاصيل لتمييز الفواتير المستلمة عن الفواتير التي تنتظر التوضيح أو الموافقة. في حال وجود فاتورة مكررة، ستظهر كسؤال حتى يؤكد فريقكم حالتها.

تتم عملية إعداد الدفعة وفقًا لسير العمل المعتمد. ويحدد السجل ما تم إعداده، والموافقة المطلوبة، والتأكيدات التي تم تقديمها. ولا يُعدّ الإعداد بمثابة إذن لنظام Paper Trail بصرف الأموال.

يقدم فريقكم تعليمات الفوترة المعتمدة للعملاء، وفواتير الموردين، وشروط الدفع، وأسماء المراجعين المعتمدين. أي تغييرات في بيانات العملاء، أو الرصيد المستحق، أو المبالغ المتنازع عليها، أو معلومات الموردين، تتطلب تعليمات واضحة من الشخص المسؤول عن هذا القرار.

يرجى استخدام آلية المستندات المتفق عليها لدعم السجلات. لا ترسل كلمات مرور الحسابات المصرفية أو معلومات الوصول غير المقيد إلى الحساب. يمكننا تحديد المعلومات الناقصة دون الحاجة إلى طلب مشاركة بيانات تسجيل الدخول عبر رسالة عادية.

يُعدّ ملخص الرصيد المستحق مفيدًا عندما يُمكن ربط كل مبلغ بفاتورته أو إيصاله. ويُمكن للسجل الإداري التمييز بين الفاتورة غير المدفوعة، والفاتورة المدفوعة جزئيًا، والإيصال الذي ينتظر الموافقة، والبند الذي يحتاج إلى مزيد من المعلومات.

تُظهر هذه الملخصات الأعمال التي تتطلب اهتمامًا ضمن نطاق الخدمة المتفق عليه. وهي لا تُغني عن البيانات المالية المُطابقة. يتولى قسم المحاسبة الشهرية الاحتفاظ بهذه السجلات المالية، بينما يتولى قسم الحسابات والفواتير إدارة سير العمل الإداري النشط.

قد يستفسر العميل عن فاتورة، أو قد يرسل المورّد فاتورة معدّلة، أو قد يصل تأكيد الدفع دون مرجع واضح. نحدد البند غير المحلول ونوضح المطلوب حتى لا يُخفي السجل الإداري هذا الغموض.

تتخذ شركتكم القرار الأساسي بشأن صحة المستندات، والتعديلات، والتنازلات، وتفويض الدفع. يقوم Paper Trail بتنظيم المعلومات الداعمة وتسجيل التعليمات الواردة ضمن الإجراءات المتفق عليها. لا يوجد ضمان لنتيجة الدفع أو التحصيل.